Le temps est révolu de vouloir rassembler au sein des entreprises toutes les fonctions même si elles coûtaient chères  et si elles ne justifiaient pas un emploi à temps plein voir même un temps partiel.

La maîtrise des coûts de personnel a obligé de repenser la manière de gérer l’organisation de l’entreprise.

Concentrer ses efforts et ses ressources sur son cœur de métier est possible et cela passe par  l’externalisation de  certaines fonctions.

La solution d’externaliser les fonctions supports est présente depuis de nombreuses années dans les grandes entreprises.

Elle est de plus en plus utilisée dans les PME et même les TPE et Start-Up.

Elles y voient elles aussi une manière de renforcer leur expertise, rationaliser leur frais fixes et ne pas augmenter trop rapidement leur masse salariale sans certitude sur l’évolution de la croissance de l’entreprise.

L’optimisation du fonctionnement de l’entreprise

Beaucoup de chefs d’entreprises ou de responsables de départements RH sont en effet à la recherche d’alternatives novatrices pour optimiser l’efficacité de leur organisation et accroître leur productivité et rentabilité

Quels coûts optimiser pour rester rentable ?

Optimiser les coûts implique de mieux utiliser les compétences des collaborateurs internes et externes.

Avoir donc une réflexion stratégique en amont afin de solliciter la capacité créatrice des collaborateurs pour qu’ils puissent faire évoluer positivement les pratiques et les process.

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le souci de la rentabilité occupe toujours une place centrale dans les préoccupations des dirigeants.

Pour cela, il s’avère nécessaire de chercher à optimiser autant que possible les coûts.

Il est donc nécessaire de cibler les dépenses les plus à même d’être facilement réduites.

Quels sont donc les coûts pouvant être diminués afin de garder l’entreprise rentable ?

Facile à dire mais qui demande une réflexion approfondie et stratégique.

En effet, il faut aussi tenir compte du bien-être des salariés  et imposer des économies qui leur rend leurs tâches plus difficiles est certainement la dernière chose à faire.

Il faut donc acquérir beaucoup de sagesse pour analyser tous les paramètres.

Il est souvent judicieux de demander aux collaborateurs leurs suggestions et vous seriez étonné du résultat.

Le feedback est une des méthodes les plus efficaces à ce propos.

Les achats de fonctionnement

Les experts dans le domaine de la santé financière des entreprises estiment que les PME peuvent réaliser entre 15 et 40 % d’économie sur leurs achats de fonctionnement.

Il s’agit d’une ligne de dépenses majeure pour les sociétés.

Elles regroupent à la fois les frais de téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau et l’ensemble des dépenses liées aux déplacements.

L’objectif est ici de maîtriser la consommation au sein de l’entreprise, en tenant compte des spécificités de son fonctionnement.

Centraliser l’ensemble des achats auprès d’un seul responsable permet aussi de réaliser des économies importantes.

Les contrats concernant des secteurs évolutifs comme la téléphonie gagnent également à être renégociés régulièrement.

Des appels d’offre   donnent enfin la possibilité de comparer les services et de réduire les coûts.

Ces tâches peuvent être déléguées à un Office Manager interne ou externe efficace et expérimenté.

Les logiciels

Les logiciels peuvent améliorer l’efficacité et la performance d’une activité.

Elle permet souvent de faire plus et mieux avec moins de ressources.

Les procédures manuelles et les tâches répétitives peuvent s’automatiser et donc permettre d’utiliser au mieux les compétences de chaque salarié.

Les frais généraux

On estime le plus souvent que les frais généraux représentent à eux seuls jusqu’à un quart du chiffre d’affaires d’une entreprise.

Il est donc utile d’éplucher les dépenses de ce domaine pour espérer réaliser des économies.

Entre 5 et 10 % des factures pour l’énergie ou la téléphonie comportent des surfacturations.

Point que les entreprises ont rarement le temps de vérifier.

Des déplacements peuvent se remplacer par des visioconférences pour diminuer les coûts.

Rationaliser le chauffage et responsabiliser les salariés dans leur utilisation des ressources sont également des pistes à creuser.

Il ne faut pas non plus surestimer les besoins matériels (dans le secteur informatique notamment).

La masse salariale

Même si la question s’avère épineuse.

Il ne s’agit pas de trancher dans le vif pour réaliser des économies à tout prix), on ne peut éluder la question de la masse salariale.

Plutôt que d’envisager des licenciements ou des baisses salariales, il est bon de vérifier la manière dont la société cotise pour toutes les charges patronales.

Certains salariés, comme les travailleurs handicapés, peuvent être intégrés dans des assiettes spécifiques permettant de réaliser des économies notables sur l’année.

L’expertise d’un spécialiste peut être ici profitable afin de mettre en exergue des charges possiblement indues par l’entreprise.

L’administration fiscale peut procéder le cas échéant à des remboursements sur les trois dernières années écoulées.

D’autre part le fait d’externaliser certaines fonctions de support va vous permettre de maîtriser et réduire vos frais de manière conséquente.

La fiscalité

Enfin, s’il est bien entendu impossible d’échapper à l’impôt, il peut être judicieux de se renseigner de façon approfondie sur la législation fiscale.

Là encore,  faire appel à un expert externe est un bon moyen d’optimiser ses coûts

Pourquoi alors consacrer du temps à des tâches et activités secondaires ?

Elles sont néanmoins nécessaires.

De surcroît, elles nécessitent des compétences, parfois onéreuses mais qui n’impactent pas directement sur la performance du produit ou du service de l’entreprise.

Au registre de ces compétences et selon la taille et la maturité de l’entreprise, on peut avoir besoin de recourir à des spécialistes de la finance, des ressources humaines (gestion des ressources humaines, recrutement, paie, juridique, social), de l’organisation,  de l’administration, de l’accueil et du facility management , de la communication, de l’informatique, des réseaux sociaux, du support à la vente ou encore du marketing.

Tous ces sujets requièrent une réelle expertise.

L’évolution des technologies de l’information et de la communication et la présence sur le marché des conseils et services aux entreprises de nombreux prestataires experts permet à toute entreprise de pouvoir externaliser en totalité ou en partie ces expertises.

Beaucoup de chefs d’entreprises pensent savoir tout faire tout seul et surtout réaliser des économies alors qu’ils ne se concentrent pas alors sur leur cœur de métier et donc que leur création de valeur est moindre.

Comment externaliser ?

Pour réussir toute externalisation, il faut la réfléchir en amont et surtout prendre le temps de le faire afin de bien penser aux besoins précis mais aussi et surtout de choisir le meilleur prestataire.

Quelques points essentiels ( rappel )

• Cibler les fonctions pour lesquelles vous n’avez pas ou vous manquez d’expertise
• Etablir un cahier des charges très précis
• Consulter deux ou trois prestataires
• Evaluer la compétence du prestataire :
  • capacité à comprendre votre besoin,
  • force de proposition, devis détaillé,
  • disponibilité, lieu d’exécution,
  • principaux résultats, transfert de compétences…
• Prévoir les réunions de travail et la date des livrables
• Anticiper les conditions de sortie et des conditions de reprise et de transfert à un autre prestataire ou les conditions d’internalisation de ces fonctions.

Dernier conseil, prévoyez chaque fois que cela est possible les conditions de sortie et de réversibilité, c’est-à-dire les conditions à remplir par votre prestataire en fin de contrat pour vous permettre de internaliser à nouveau la fonction ou de changer de prestataire dans de bonnes conditions.

Avoir recours à des prestataires de services représente un avantage sur plusieurs points : optimisation des coûts, reconnaissance du marché, meilleure gestion des risques et l’entreprise peut se consacrer à d’autres priorités.

Mais est-il bon de confier une branche de son activité à un prestataire ?

Toutes les entreprises, qu’elles soient publiques ou privées, font face à des surcharges de travail temporaires ou durables.

S’adresser à des prestataires de services offre la possibilité d’accepter de nouveaux clients ou de nouveaux contrats sans déstabiliser les investissements.

Cela permet aussi d’éviter des bouleversements internes majeurs. Industriels et entreprises du secteur tertiaire utilisent souvent ce moyen pour des raisons de coûts ou de compétences, mais aussi de délais et de surcharge de travail.

Tous les domaines sont concernés : entreprises, professions libérales, entrepreneurs individuels et collectivités.

Des prestataires dans tous les domaines de l’entreprise

Il est possible de déléguer à un prestataire externe quel que soit le secteur.

Mais il faut être vigilant à ne pas déléguer n’importe quelle tâche, il semble préférable de prendre des précautions avant la signature du contrat.

Selon la taille de l’entreprise, la manière d’employer un prestataire de services diffère. Par exemple, les firmes du secteur tertiaire ont recours à la sous-traitance pour les domaines suivants : sécurité, nettoyage et logistique.

Les grandes entreprises confient souvent des missions de compétences techniques dont le développement en interne demanderait des engagements et des formations coûteuses.

Cependant, certains domaines sont plus à risques que d’autres.

Le nettoyage ou la sécurité ne sont pas des activités de même niveau stratégique que la comptabilité, les finances ou la maintenance du réseau informatique.

Toutefois, laisser la main à des personnes extérieures à l’entreprise nécessite de sérieux contrôles, des audits de surveillance afin d’éviter les mauvaises surprises.

Pendant de nombreuses années, la tendance était de faire appel à des sociétés de services pour les activités non stratégiques, mais l’organisation entrepreneuriale a changé pour des raisons de coûts, et toutes les branches peuvent désormais être concernées.

Les prestataires de services, un vaste éventail de compétences

Les entreprises préfèrent avoir recours le plus souvent à des prestataires pour des missions qui n’engagent pas les activités stratégiques du groupe.

C’est pour cette raison que la logistique, la sécurité, le nettoyage et la gestion des déchets font partie des activités les plus courantes des prestataires de services.

En effet, l’entreprise préfère garder en interne le management des ressources humaines, les achats, la recherche et la technologie.

Mais la tendance s’élargit à d’autres domaines : administration, système d’informations, marketing, communication, formation, etc.

Les prestataires sont à disposition des professionnels pour leur apporter des compétences et l’expertise qu’ils n’ont pas toujours le temps ou les moyens de mettre en œuvre.

Où localiser les prestataires de services de qualité ?

Nous pouvons trouver des prestataires de diverses manières: les réseaux sociaux professionnels, les agences spécialisées en prestations de services.

La réputation, les compétences, la réactivité et le budget demandés sont des critères importants à examiner avant de s’engager.

Soyez prudent lorsque vous faites appel à un prestataire de services basé à l’étranger.

Par ailleurs, vérifiez les documents de l’entreprise et les permis qu’elle vous présente.

Avant de signer un contrat avec un prestataire étranger, consultez la législation, les réglementations et les formalités pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Y a-t-il des modalités différentes pour faire appel à des prestataires en fonction des secteurs ?

Les modalités pour engager des prestataires sont très encadrées et de nombreux documents sont mis à la disposition des entreprises pour les y aider.

Conventions collectives, temps de travail, salaire, rien ne doit être laissé au hasard. Dans certaines situations délicates, il faut être encore plus rigoureux. S

i vous faites appel à des prestataires dans le domaine de la sécurité informatique, le Cloud Computing ou la gestion de vos données sensibles, vous devez être particulièrement attentif.

Il est recommandé dans de nombreux secteurs de réaliser des analyses de risques. Les contrats de prestations de services doivent inclure des clauses de transparence et de confidentialité rigoureuses.

Les prestataires de services représentent un chaînon actif du monde du travail.

Santé, finances, aide à la personne, agriculture, informatique, aucun secteur n’est exclu de ce système.

Pour des motifs économiques et d’emploi, le mouvement ne devrait pas s’arrêter de sitôt.

L’externalisation vous permet donc de maîtriser vos coûts, de renforcer votre expertise, d’apporter de la souplesse à votre organisation, d’acquérir de la connaissance dans des domaines connexes et de limiter votre marge d’erreurs.

De plus en plus de prestataires indépendants  ou freelances sont positionnés sur l’offre de services en temps partagé.

Cette offre peut aller d’une demi-journée par mois à plusieurs jours par semaine.

Son intérêt pour l’entreprise est de pouvoir disposer de l’Expert selon ses besoins.

Et si vous avez des difficultés à trouver le bon prestataire, la meilleure solution consiste à déléguer la délégation et à faire appel à une agence comme PROTEXYS SERVICES spécialisée dans la recherche du prestataire

qu’il vous faut et dans la mise en relation et l’encadrement complet du processus de l’écoute de vos besoins à la facturation et au feedback de suivi.