Comment recruter le freelance idéal pour une gestion de projet et selon quels critères ?

Vous avez un projet ou une mission à réaliser et vous ne disposez pas des effectifs ou des compétences internes suffisantes pour l’exécuter.

Le plus simple et probablement de faire appel à la sous-traitance et de recruter un freelance.

Si vous n’avez pas encore d’expérience en matière de recrutement de freelances en ligne, cet article devrait vous aider à découvrir toutes les informations nécessaires sur le travail avec des freelances.

Embaucher un freelance en ligne n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Il y a un certain nombre de choses à définir avant même de commencer à rechercher les bons freelances.

1 Déterminer l’étendue du travail

Pour savoir comment trouver un freelance pour un projet, vous devez déterminer quelques domaines de base du travail lui-même.

Cela inclut le budget, les délais, les tâches, les étapes, le volume de travail , etc.

Une fois que vous aurez noté tous les éléments qui définissent votre projet, vous pourrez alors vous lancer dans la recherche de la bonne personne pour le poste à pourvoir.

Pourquoi est-il important de définir l’étendue du travail avant de publier une offre d’emploi en ligne ?

Par ce que définir des critères bien définis et clairs  est une condition sine qua non pour trouver le freelance qui :

1. Possède les compétences/expériences/connaissances nécessaires pour le poste

2. S’inscrit dans le budget proposé pour le projet

3. Est compétent pour délivrer le travail selon vos besoins

Trouver un freelance n’est pas seulement une décision ponctuelle, cela peut également façonner votre future relation avec lui si vous comptez l’appeler pour une plus longue période ou pour d’autres missions ponctuelles ultérieures.

En effet, il arrive souvent qu’une fois que vous embauchez un freelance pour un certain projet, il puisse devenir votre collaborateur à long terme sur d’autres projets similaires.

Voici quelques facteurs que vous devez inclure lors de la définition de la portée de votre projet :

• Quel problème devez-vous résoudre de manière précise ?
• Quelle est la tâche ou la fonction spécifique au cœur du projet ?
• Quelles tâches le freelance effectuera-t-il pendant le projet ?
• Quelle est  votre schéma directeur  ? : décrivez les étapes/phases exactes du projet.
• Combien d’étapes un freelance doit-il franchir ?
• Les étapes vous permettent, à vous et à votre intervenant externe , de suivre la dynamique du projet, afin de répondre aux imprévus en temps opportun.
• Quels livrables un freelance devra-t-il réaliser ? (Définissez les attentes pour chaque livrable existant.)
• Y a-t-il des tâches supplémentaires susceptibles d’être ajoutées  ?
• Quel est le budget proposé pour ce projet ?
• Comment allez vous payer votre freelance ? Le freelance est-il payé à l’heure ou à la fin de l’ensemble du projet ? Quand le freelance doit-il s’attendre à être payé ?

2.Qualifications minimales pour les intervenants externes

Après avoir clairement décrit la portée du projet, il est plus facile de déterminer les qualifications que vous devez rechercher chez le freelance.

Une fois que vous aurez défini les qualifications minimales, il vous sera possible d’ examiner les candidatures de manière plus efficace.

Quels éléments devez-vous rechercher dans la candidature d’un freelance ?

Voici les plus importants :

• Expérience
• Spécialisation
• Les taux
• La durée du contrat
• Flexibilité d’horaire

Les projets plus exigeants et nuancés nécessitent des pigistes chevronnés. Par conséquent, vous devez déterminer l’expérience exacte et les qualifications de spécialisation pour un projet particulier.

En revanche, des projets plus généraux peuvent être réalisés par des indépendants spécialisés dans plusieurs domaines.

En fonction de votre budget, vous souhaitez embaucher des pigistes que vous pouvez vous permettre.

Par conséquent, les tarifs jouent un rôle important dans le choix du freelance que vous allez embaucher.

Il en va de même pour la flexibilité de leur emploi du temps : si vous avez besoin de quelqu’un qui puisse commencer le plus tôt possible, vous l’indiquerez dans votre proposition d’emploi.

3.Trouver des freelances en ligne

Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, trouver des freelances ou des intervenants externes  en ligne peut être une tâche ardue.

La peur de ne pas trouver le freelance qui correspondra à votre description de poste est l’une des raisons les plus courantes d’une telle approche.

Le processus de recrutement d’un freelance peut apparaître le même que dans le cas d’un employé régulier.

Il n’y a aucune garantie non plus que vous trouverez l’employé parfait, même si vous n’utilisez pas Internet pour le recruter.

Il existe de nombreuses plateformes pour trouver des freelances en ligne, et la plupart d’entre elles sont gratuites.

Les entrepreneurs américains bénéficient des principales plateformes pour indépendants, telles que Upwork ou Fiverr.

Les meilleurs freelances de secteurs particuliers sont disponibles pour de nouveaux projets, et le paiement n’a jamais été aussi simple à effectuer !

Cependant, les commissions sont extrêmement élevées et sont souvent prélevées sur les revenus du freelance.

Les propriétaires d’entreprise en Belgique peuvent également utiliser des plateformes pour trouver les sous-traitants  dont ils ont besoin.

Celles-ci ont  généralement des conditions générales réglementées qui vous permettent d’embaucher légalement des pigistes, quelle que soit la partie du monde d’où vous venez.

Cependant, ces dernières années, les entrepreneurs européens ont pu profiter de la montée en puissance des plateformes européennes de travail indépendant jumelées à une agence telles Protexys Services .

L’avantage d’avoir une plateforme de matching couplée à une agence qui recommande les freelances  réside dans le fait que non seulement les plateformes font gagner du temps et réduisent les risques d’erreurs.

La recherche d’un freelance de haut niveau est aussi plus facile par cette méthode car il n’y a pas non plus beaucoup de concurrence.

4. Rédigez une offre d’emploi qui dépote

Une fois que vous avez trouvé la bonne plateforme pour les indépendants, vous devez créer une offre d’emploi partageant tous les détails du projet, y compris les portées et les qualifications requises.

Plus vous fournissez de détails, meilleures sont vos chances de trouver un pigiste adapté au poste.

Il est essentiel de créer un poste d’emploi qui attirera des freelances possédant les bonnes qualifications.

N’hésitez pas à faire des efforts supplémentaires pour rendre votre message drôle et attrayant.

N’oubliez pas : c’est un moyen idéal de faire connaître votre entreprise, et pas seulement de trouver le bon freelance !

Cependant, n’oubliez pas de mentionner tous les détails cruciaux du projet.

Vous pouvez également laisser votre e-mail pour plus d’informations et encourager les pigistes à se connecter avec vous.

Les éléments les plus importants à souligner dans votre message sont l’étendue du travail (quelle est la tâche principale que le freelance effectuera), les attentes budgétaires et les délais de livraison. 

5.  Procéder à l’interview des candidats

Habituellement, vous pouvez vous attendre à de nombreuses candidatures, surtout si vous utilisez l’une des nombreuses plateformes en ligne pour indépendants.

Après avoir examiné les candidatures qui conviennent  et sélectionné les meilleurs candidats, vous devriez commencer par les entretiens.

Si un freelance a fourni un CV détaillé ou, mieux encore, un portfolio de son travail, cela ne devrait pas vous poser de problème de décider lequel vous allez interviewer.

Encore une fois, il pourrait même y avoir des centaines de candidatures pour un seul emploi, grâce aux avantages des plateformes de travail indépendant en ligne.

Une candidature n’est que le point de départ d’une sélection plus approfondie de candidats prometteurs.

Mener un entretien en ligne devrait être la prochaine étape dans le processus de recherche du bon freelance en ligne.

Vous pouvez utiliser des outils tels que Zoom, Teams ou Google pour établir une connexion avec les meilleurs candidats sélectionnés et poser des questions plus détaillées sur leur expérience antérieure sur des projets similaires.

De plus, vous pouvez attribuer un projet de test aux quelques candidats sélectionnés, pour vous assurer qu’ils peuvent répondre aux qualifications du projet.

Après tout, les entretiens ne servent à rien et il n’y a pas de meilleur moyen d’évaluer un candidat que de travailler directement avec lui pendant quelques jours, voire une semaine.

6 Mettre en place le contrat avec le freelance choisi

La dernière étape du processus d’embauche d’un freelance en ligne consiste à signer le contrat.

Un contrat est un moyen idéal pour éviter tout malentendu et protéger correctement votre entreprise.

Lorsqu’il s’agit de partager des informations précieuses sur votre entreprise et un projet particulier, vous devez établir une relation de confiance avec vos collaborateurs.

Les freelances  collaborent généralement avec de nombreux clients, la plupart du temps en même temps, il est donc extrêmement important d’établir un contrat approprié.

Quel contrat utiliser pour recruter un freelance ?

Il en existe plusieurs types, selon le niveau de lien juridique que vous cherchez à établir. Cependant, plus le contrat est formel, mieux c’est, car il sécurisera de la bonne manière votre relation avec le freelance.

Alors, comment décidez-vous quel contrat utiliser ?

Voici les types de contrats freelance les plus courants :

• Contrat d’indépendance – ou accord d’entrepreneur indépendant est le type d’accord le plus formel que vous puissiez choisir lors de l’embauche d’un indépendant. C’est une pratique courante lorsqu’on établit une collaboration avec une grande entreprise. C’est aussi le contrat le plus étanche juridiquement, puisqu’il couvre de la manière la plus stricte tous les aspects de la relation avec le freelance.
• Descriptif de mission  – il n’est pas aussi formel que le contrat précédent, mais il implique de nombreux aspects d’un accord formel. En raison de sa simplicité en termes de langage et de structure, l’énoncé des travaux est une solution plus populaire parmi les propriétaires d’entreprise. Il énonce tous les points cruciaux d’un accord de travail, ce qui le rend clair à comprendre.
• Lettre d’accord simple  – si vous souhaitez conclure un accord avec une personne proche (un ami, un ancien collègue ou un parent), vous pouvez utiliser ce type de contrat. C’est le moins formel puisqu’il se présente sous la forme d’une lettre et non d’un accord « normal ».
• Convention de non-divulgation et de confidentialité   – dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la valeur de l’information est plus protégée que jamais. Par conséquent, de nombreux freelance signent une convention de non divulgation d’informations ou de confidentialité. Ce type d’accord oblige le freelance à garder secrètes les informations sur le projet et l’entreprise. Cette convention doit impérativement être signée avant même le démarrage du projet lui-même, surtout si les informations sur le projet sont sensibles.
• Convention de non-concurrence – étant donné que le niveau de concurrence entre freelance est extrêmement élevé, les propriétaires d’entreprise doivent être certains que le freelance sélectionné ne poursuivra pas  ses  clients. De nombreuses entreprises travaillent en tant qu’agences d’externalisation ou d’agences tierces, ce qui les place dans une position sensible sur le marché. Afin d’éviter tout risque d’être exploité, les clients doivent mettre un accord de non-concurrence en complément d’un accord plus formel.

Quel que soit le type de contrat pour freelance que vous choisissez, assurez-vous qu’il est bien rédigé et qu’il couvre tous les aspects du projet de manière détaillée et raisonnable.

Laissez suffisamment de marge de flexibilité puisque des situations inattendues pourraient survenir au cours du projet.

7. La solution Protexys Services 

Et si vous vous simplifiez la vie ?

Pour éviter tous ces problèmes et disposer rapidement , sans risque  du freelance qu’il vous faut , pourquoi ne pas déléguer le recrutement à une agence spécialisée comme Protexys Services qui fera tout ce travail pour vous.

Le processus est extrêmement bien ficelé et tout à fait transparent.

Vous nous contactez pour un diagnostic gratuit, vous nous indiquez les informations pour la recherche ou la mission et dans les 72h nous vous mettons en contact avec le freelance ou les freelances qui est disponible et qui convient à votre mission , vous le rencontrez et si c’est ok il pourra commencer immédiatement , aussi simple que cela.

Vous gagnez du temps de recrutement , réduisez le risque d’erreur, oubliez les formalités on s’occupe de tout, vous pourrez vous concentrer sur l’onboarding et le développement de votre projet.

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