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Comment bien recruter son office manager ?

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Comment bien recruter son office manager ? On vous dit tout dans l’article ci-dessous : 

Garant du bon fonctionnement et de la convivialité au bureau, l’Office Manager est chargé d’assister le dirigeant et les managers de départements mais aussi ses équipes en les déchargeant de toutes tâches administratives et organisationnelles,

 Cette fonction support transversale, à mi-chemin entre secrétaire de direction et responsable administratif est relativement méconnue en Belgique.

Par ailleurs, la difficulté du recrutement d’un tel profil est liée aux nombreuses expertises que présuppose le poste et l’absence de formation.

Apparaissant souvent dans une entreprise en forte croissance mais dont la taille ne permet pas de disposer d’un service ressources humaines, recruter un tel profil ne s’improvise pas, à plus d’un titre.

D’abord parce qu’en tant que point de contact incontournable avec toute l’équipe et les interlocuteurs extérieurs, L’office manager est l’ ambassadeur par excellence de l’entreprise.

De plus, continuellement sollicité et devant répondre à des demandes variées et souvent imprévues , il devra faire preuve d’une grande rigueur et d’une forte réactivité.

Avoir un Office manager chevronné au sein de votre organisation sera donc gage de productivité pour vos collaborateurs et d’un recentrage sur votre cœur de métier pour l’entreprise tout entière.

Souvent, personne ne soupçonne que quelqu’un orchestre discrètement cette vie au bureau.

Cette personne polyvalente est l’Office Manager, et elle joue un rôle clé au sein de l’entreprise !

Son rôle principal : décharger la direction de l’entreprise afin qu’elle reste focalisée sur son produit et ses clients !

 

Présentation et enjeux pour l’entreprise qui recrute un office manager

Une entreprise a pour mission de répondre à un besoin.

Dans cette optique elle développe un ou plusieurs produits et gère sa « relation client » (commerciale, marketing, support, etc.) au quotidien.

Son objectif étant de maximiser sa rentabilité.

Mais pour fonctionner, une entreprise se doit aussi de gérer sa relation avec l’administration (déclarations obligatoires, fiscalité, taxation, comptabilité, etc.), gérer son bureau et ses employés.

Des tâches quotidiennes essentielles pour l’épanouissement de l’entreprise mais très chronophages.

Afin de décharger la direction et les employés, l’entreprise recrute en général une, ou plusieurs, personne(s) afin de gérer son bureau, les employés et la relation avec l’administration.

Cette personne est l’Office Manager.

Pour ce poste il faut être organisé, polyvalent et avoir une bonne communication avec la direction et les employés.

 

Véritable relais entre la direction et les employés, l’Office manager est chargé d’assurer la coordination inter-services et de diffuser les bonnes informations au bon moment avec les différents interlocuteurs internes comme externes (fournisseurs, prestataires, banques, cabinets comptables, collaborateurs internes et externes, …).

Souvent confondu avec l’assistant(e) de direction, entretenant une relation bilatérale avec un seul manager, l’office manager opère sur un mode multilatéral et dispose d’une responsabilité accrue avec un rôle renforcé en gestion et ressources humaines.

Sa fonction dépend de la taille de la structure, de l’importance des effectifs et des valeurs de l’entreprise et de  la personnalité du dirigeant ou de l’équipe de direction.

Ainsi, suivant le degré d’autonomie du dirigeant, le curseur « assistant personnel » sera plus ou moins utilisé.

Le métier tend aussi à inclure une dimension événementielle (organisation des séminaires, teams buildings, journée du personnel , pots d’arrivée ou de  départ, soirées d’équipes) se rapprochant de la fonction du Chief Happiness Officer et qui va œuvrer à améliorer la qualité de vie au travail.

Il s’agit d’une tâche de plus en plus stratégique car le bien-être au travail influe directement sur le ressenti des employés et donc sur la fédération des équipes et la fidélisation des talents + attraction de la marque employeur.

Un point crucial à une époque ou il faut gagner la guerre des talents.

Doué d’une intelligence émotionnelle, il/elle se doit de créer du lien et, se faisant, doit résumer à travers sa personnalité les valeurs de l’entreprise mais aussi son ambiance de travail.

Le métier comporte une forte dimension managériale à la fois pour soi (auto-formation) et pour les autres ( coaching et écoute des besoins réels)

 

Quelles sont les missions de l’Office Manager

Posez cette question à cent Office Managers, et vous aurez cent  réponses différentes.

Pourquoi ?

Parce que sa mission est par nature polyvalente et s’adapte au besoin de l’entreprise.

On peut néanmoins catégoriser ses tâches principales ainsi :

  •  La vie au bureau avec la gestion de l’approvisionnement en eau, café, et produits essentiels en tout genre. De même gérer la présence du personnel de sécurité ou ménage.
  • Le soutien des employés :   L’Office Manager se chargera de faire des recommandations concrètes auprès de sa direction puis de faire les commandes et le suivi nécessaire afin de répondre aux besoins des employés au plus vite. Souvent l’office manager se chargera aussi de faire des propositions pour les activités de « team building » ou pour les cadeaux de fin d’année. Il existe de plus en plus de solutions digitalisées qui permettent aux office manager de gagner du temps et de faire gagner de l’argent à leur entreprise : exemple Quality2Life l’application de Protexys Services
  • La relation avec l’administration et les services généraux : tâche cruciale pour le bon développement de l’entreprise, l’Office manager se chargera des dossiers administratifs et du suivi.
  • Comptabilité et facturation
  • Support RH avec prise en charge des recrutements (sourcing et outsourcing , rédaction de la fiche de poste et de l’annonce, entretien avec les candidats)
  • Gestion des services généraux (accueil , téléphonie, gestion du courrier, achat de fournitures, gestion d’agendas, organisation de déplacements, réservations d’hôtels, gestion de la flotte des mobiles et véhicules des collaborateurs, amélioration de la qualité de vie au travail ( conciergerie), …)
  • Assistanat commercial(devis, factures, règlements)
  • Gestion des événements et communication interne ( Community management et réseaux sociaux)

La liste n’est pas exhaustive …

  • Que recherche le candidat office manager  ?

    Regardez si le/la candidat(e)  est en accord avec les obligations de polyvalence de la mission, l’exercice d’un poste à responsabilité, le contact humain ou le goût du challenge et de la débrouillardise.

  • Il est capital à l’heure actuelle d’être transparent dans la mission à pourvoir et que le candidat comprenne bien ce qui lui est demandé et si il convient pour la fonction.

    Comment attirer un office manager  au sein de votre entreprise ?

    Préférez parler d’ « Office manager », plutôt que de « secrétaire de direction ».

  • Insister sur l’importance « stratégique » du poste, le « rôle clé » de « team leader »
  • Si le poste inclut une facette Chief Happiness Officer, jouez sur le facteur d’attractivité de la dimension bien-être en entreprise et de service de conseil et de conciergerie. Si le poste le permet, présentez l’administration des ventes ou le traitement de questions RSE comme l’opportunité d’élargir les domaines d’intervention du candidat
  • Evoquez l’identité de votre organisation et en particulier les valeurs humaines et les éventuels labels/certifications RSE obtenus.
  • Décrivez précisément  le périmètre d’action, dont : la taille de l’équipe et le type d’environnement de travail (open-space, flex office, bureaux cloisonnés, télétravail et flexibilité du poste , …)
  • N’oubliez pas de parler du rattachement hiérarchique afin de préciser la personne avec laquelle l’office manager sera amené à collaborer.
  • Les compétences à viser pour cette fonction ” couteau suisse”

    Le métier nécessite de solides bases en management voire même  parfois en comptabilité (problématique de TVA, création de plan de trésorerie).

  •  La fonction nécessite donc des profils touche-à-tout, pas forcément experts mais disposant de bonnes connaissances dans leurs domaines d’application (comptabilité, ressources humaines, formation, droit, événementiel, informatique, rédaction, décoration intérieure) et de bon sens.
  • Nous sommes dans une fonction de communication et donc les ” softs  skills” sont fondamentaux. Il vaut parfois mieux recruter une personne ayant moins de compétences ( tout s’apprend) mais qui à une faculté d’écoute, de communication et une grande volonté à résoudre les problèmes de manière pragmatique et efficace.
    Les assistants de direction confirmés et ayant connu des contextes d’exercice similaires avec la situation de votre entreprise (croissance, transition…) représentent les profils idéaux.
  • Les profils les plus expérimentés, eux, conviendront davantage à une création de poste. La fonction étant hybride, des profils ayant suivi des formations en  commerce, communication, ressources humaines, droit du travail, psychologie/sociologie ou encore médiation culturelle ne sont pas à négliger Le besoin de disposer d’un(e) collaborateur/collaboratrice  néerlandophone et / ou anglophone, qu’il/elle soit multilingue ou ayant une connaissance opérationnelle d’une langue spécifique, dépendra du niveau d’internationalisation et d’appartenance de l’entreprise.
  • En fonction de l’internationalisation de votre entreprise, d’autres compétences peuvent être requises (connaissance des procédures de demandes de visas…)Les logiciels qu’il/elle sera amené(e)à utiliser iront de l’indispensable pack office, avec Excel et Word en tête, en passant par la suite Google et des interfaces de communication interne comme Slack , Notion, Canva , Trello, Mural, …
  •  À cela peut s’ajouter la maîtrise d’un ERP pour les entreprises commerciales (SAGE, hubspot ou SAP).
  • Le recrutement d’un Office Manager est un passage obligé quelque soit le niveau de développement de votre entreprise. C’est le collaborateur qui vous permet de vous focaliser sur votre business et de gagner du temps. Idéalement il devrait vous accompagner dès la création de votre entreprise.

 

 

Dans les petites structures, les besoins se résument souvent à quelques heures par semaine. Recruter une personne à plein temps coûterait cher et ajouterait une charge de management inutile. Il est recommandé de recruter une personne à temps partiel ou d’externaliser cette fonction.

 Dans les grandes  Moyennes et Grandes Structures :  les structures avec des besoins quotidiens et qui veulent garder une partie de la gestion du bureau et des employés en interne recrutent en général une personne ou plusieurs  personnes  à temps plein.

Les offres de type Protexys permettent alors d’accompagner l’Office Manager afin qu’il/elle reste focalisée sur la relation avec les employés.

Protexys assiste alors l’Office Manager pour lui permettre de gérer la relation avec l’extérieur (coursier, gestion de dossiers administratifs, accompagnement comptable, etc.).

Les process d’entretien

Le dispositif s’ouvre avec un entretien téléphonique exploratoire avant de basculer sur un à deux entretiens en face à face, impliquant un cadre RH et le manager concerné suivi d’un autre avec les cofondateurs ou le dirigeant/CEO.

Il s’agira de laisser le/la candidat démontrer sa capacité à instaurer un cadre de travail agréable en régulant les tensions en entreprise, à savoir répondre à des sollicitations émanant d’interlocuteurs divers et à être force de proposition en matière d’optimisation des structures organisationnelles (process, outils, aménagements de bureau…)

Parmi les questions pouvant être posées figurent :

  • Comment organisez-vous votre journée de travail ?
  • À quelles tâches journalières donnez-vous la priorité ?
  • Quels objectifs avez-vous lors de votre précédent travail ?
  • Décrivez une situation où vous avez dû résoudre des conflits
  • Décrivez ce que vous assimilez à une situation de crise en entreprise. Qu’avez-vous fait ? Pourquoi ?
  • Quel process administratif a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ?
  • Qu’avez-vous mis en place pour accroître la productivité de votre équipe ?
  • Vous êtes chargé d’organiser une réunion/un séminaire : quels étapes mettez-vous en place afin de vous assurer que tout le monde soit présent ?
  • Comment vérifiez-vous l’adoption de nouvelles procédures/politiques au sein de votre équipe ou de votre organisation ?

L’entretien pourra être complété par une mise en situation ou à un test rédactionnel concernant l’organisation d’un événement interne.

Ce dont il faut parler en entretien

Il faudra dérouler la culture et les valeurs de l’entreprise.

Une information sur le degré d’internationalisation de votre société permettra de lever le voile sur l’usage plus ou moins important de l’anglais ou du néerlandais

Il faudra aussi rappeler le contexte du recrutement (croissance, transition, création/reprise de poste) et le type de profil attendu (assistant personnel principalement dédié à un dirigeant, manager de proximité, CHO…).

Il conviendra de préciser les tâches principales et les missions annexes.

Il sera nécessaire de préciser si l’office manager sera ou non chargé d’assurer l’accueil physique des visiteurs/clients ainsi que de la présence d’un personnel dédié.

Il faudra parler de la taille de l’équipe et les différents services avec lesquels il/elle sera amené à interagir, sans oublier les différents profils de collaborateurs.

Enfin il ne faudra pas omettre de parler des événements annuels principaux et des avantages proposés (activités mensuelles, partenariats avec des organismes).

 

Grille de salaire

Le niveau de rémunération sera en fonction de son niveau d’expérience.

Un Office manager junior pourra être rémunéré  à partir de 2200  € mensuel.

Un profil plus expérimenté pourra prétendre à 2600  € mensuel tandis qu’un profil sénior (5-8 ans d’expérience) pourra avoir une rémunération supérieure atteignant, voire dépassant, les 3000 € mensuels.

En outre, les salaires seront plus attractifs pour les profils expérimentés maîtrisant l’anglais (majoration de 7 à 10%) et des compétences transverses.

 

Comment gérer la période d’essai

Demandez un avis à la direction sur la qualité des rapports entretenu avec l’Office Manager et s’il/elle a bien été accepté par ses équipes.

Assurez-vous que l’Office Manager résiste bien à la pression et ne se laisse pas déborder par l’ampleur des tâches administratives.

Prenez la température auprès du dirigeant, de son manager ou d’un collaborateur et relevez s’il/elle sait se montrer disponible et transmettre les informations avec parcimonie, constance et diplomatie.

Enfin, vérifiez avec la direction que son recrutement contribue bien au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’instauration d’un cadre de travail agréable pour l’ensemble des collaborateurs: anticipation des besoins de fournitures, disponibilité et cordialité dans les relations, respect des normes d’hygiène et de sécurité sur le lieu de travail.

Sa force de proposition (optimisation des processus administratifs, techniques managériales ou organisationnelles) et sa capacité à résoudre des problèmes pourront aussi être pris en compte.

Donner les bons outils à votre Office Manager

L’Office Manager jongle entre une multitude de dossiers. Il est important qu’il soit organisé mais aussi de lui donner les bons outils. Si nous devions résumer, l’Office Manager va devoir gérer :

  • La relation avec l’extérieur : coursier, administration, prestataire, etc.
  • La relation avec les employés : relaie d’information, team building, support, etc.

La relation interne avec les employés et la direction sont essentielles

Elle doit rester prioritaire pour l’Office Manager.

Par contre, la relation avec l’extérieur peut être déléguée à un service qui gérera le suivi de ces demandes : par exemple l’approvisionnement du bureau, pas de besoin de se déplacer pour ces demandes.

 

Pourquoi ne pas envisager d’engager un office manager externalisé via une agence spécialisée ?

Chronophage, complexe et multidisciplinaire, la gestion au sens large dans une entreprise monopolise le temps du dirigeant au détriment du développement de son activité.

Quelles sont les bonnes raisons  pour lesquelles il faut externaliser son office manager ?

1 / Parce que c’est le moyen d’avoir des compétences multiples habituellement réservées à des « grosses » structures.

Ce n’est pas parce que vous êtes patron de TPE ou PME que vous ne pouvez pas avoir droit au meilleur. Et faire appel aux compétences mutualisées, c’est l’assurance d’avoir des personnes validées et recrutées pour leur polyvalence d’un point de vue humain ou organisationnel. C’est une prestation sur-mesure !

2/ Parce que le temps gagné à ne pas faire des tâches non-productives vous rapportent plus.

Une chose est sûre, c’est que les tâches administratives sont chronophages et ça, tout le monde le sait ! Et ce temps perdu, c’est du temps que vous n’avez pas pour vous orienter vers les tâches qui ne peuvent être déléguées, celles qui sont souvent les plus rémunératrices.

3/ Parce que ça vous permet d’être focalisé sur votre business.

Vous qui n’aviez plus le temps de vous concentrer sur votre cœur de métier par manque de temps, vous pouvez désormais vous orienter vers les tâches à forte valeur ajoutée qui vous plaisent.

4/ Parce que gérer ce type de tâches ne vous a jamais fait rêvé, alors que d’autres personnes adorent le faire.

Effectivement, si mettre à jour votre base de données clients ou relancer vos impayés ne sont pas une grande passion chez vous, sachez que d’autres ont un don pour cela. Et ce serait dommage de ne pas en profiter ! Il est fini le temps où vous passiez un temps considérable à retrouver toutes les pièces comptables nécessaires et à les apporter à votre cabinet. C’est désormais le rôle de l’Office Manager. Et il sait très bien le faire !

5 / Parce que vous dormirez mieux l’esprit libéré de toute procrastination chronophage

Vos dossiers sont à jour, vos relances clients ont été faites et les courriers importants ont été rédigés ET envoyés l’après-midi même. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles, votre administratif est géré

6/ Parce que vous ne vous ferez plus de coup de stress à cause du retard pris sur votre comptabilité, et que votre comptable pourra vous donner des situations en temps réel.

Vous pouvez complètement déléguer la gestion de toutes vos pièces comptables et ne plus perdre de temps à les amener au cabinet d’expertise. Parce que mises bout à bout, toutes ces petites choses anodines, ce sont des journées entières de perdues à faire des tâches dont vous pourriez vous passer. Vous serez donc plus à l’aise avec votre comptable…et réciproquement.

7/ Parce que vous pourrez vraiment vous consacrer à votre métier et à la passion qui vous a fait créer votre entreprise.

Pourquoi avoir créé votre entreprise ? Quel est votre moteur ? Où sont passées toutes ces idées que vous pouviez tester en temps-réel ? Engluées dans votre administratif ?

Sortez de ce marasme. Prenez un Office manager et ce temps, cette énergie, vous les retrouverez !

8/ Parce que la flexibilité est telle qu’il serait dommage de ne pas en profiter.

Si vous n’êtes pas en mesure de recruter en interne, faire appel à la prestation intellectuelle, c’est se sentir plus libre. Effectivement, Du Temps En Plus gère le processus de recrutement et la mise à disposition de votre Office Manager. C’est avoir droit à un service à la demande. Votre seul engagement est de nous fournir toutes les informations possibles pour vous déléguer la personne la plus adaptée à votre besoin.

9/ Parce que c’est où vous voulez, chez vous ou à l’extérieur.

Vous souhaitez la flexibilité ? Nous vous la servons sur un plateau. Vous êtes en déplacement et avez absolument besoin d’une aide administrative ? Votre Office Manager peut se déplacer où vous le souhaitez, en dehors de vos bureaux, avec toujours la garantie de la sécurisation de vos données !

10/ Parce que vous pouvez faire ce que vous voulez Du Temps En Plus gagné !

Le temps est précieux ! Que ce soit pour développer votre entreprise, vous inscrire enfin dans ce club de sport ou passer plus de temps avec votre famille, ce temps est désormais gagné. Du Temps En Plus le prend en charge et vous libère.

A vous de jouer ! Vous avez un besoin d’assistance administrative et d’accueil  ? besoin d’externaliser votre Office Management ou de donner à vos équipes l’aide nécessaire pour “scaler” votre business ?

Protexys Services  propose aux TPE, PME, start-up et professions libérales et grands comptes privés et publics  d’assurer la gestion de leur structure (administratif, RH, juridique, communication, etc..) de façon récurrente ou ponctuelle afin que le ou la dirigeant(e) puisse se consacrer à son cœur de métier sans devoir recruter en interne.

Puisque chaque entreprise est différente, les prestations de que proposent Protexys Services  sont à la carte et 100 % sur mesure  : juste besoin d’un coup de pouce administratif ou besoin d’une aide à la mise en place de process nous nous adaptons à vos besoins.

Besoin récurrent chaque semaine de 2h à +20h ou besoin ponctuel, Protexys Services  s’adapte à votre rythme et votre budget.

Pour quels types de missions  ?

Nous clients nous demandent principalement des missions dans les domaines suivants :

  • GESTION ADMINISTRATIVE ET OFFICE MANAGEMNET
  • ASSISTANCE EN GESTION DE PROJET
  •  SERVICES GENERAUX ET FACILITY
  •  RESSOURCES HUMAINES
  • AMELIORATION DEL A QUALITE DE VIE AU TRAVAIL ET HAPPYNESS OFFICER
  • COMMUNICATION
  • GESTION COMMERCIALE ET FINANCIERE

 

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