Pourquoi et comment bien engager un assistant administratif freelance ?
En tant qu’indépendant ou dirigeant de PME, les journées sont souvent longues et votre temps très précieux.
Vous êtes à la recherche d’un freelance pour vous aider et contribuer à la réussite de votre entreprise.
Mais vous avez trop peu de temps pour faire une enquête approfondie afin de trouver le candidat idéal ?
Vous cherchez en vain la perle rare ?
Mais comment trouver le bon freelance pour votre entreprise ? Le nombre de freelances ne cesse d’augmenter.
En Belgique, on recense déjà plus de 200.000 freelances tous secteurs confondus
Cette évolution prend une ampleur significative en Belgique, surtout depuis la crise du COVID-19 et l’essor du télétravail.
Bien que l’offre soit abondante, il n’est pas toujours facile de trouver la bonne personne.
De nos jours, de nombreux métiers sont exercés en freelance, une tendance en plein essor dans divers secteurs professionnels.
Traditionnellement associés aux développeurs, graphistes, traducteurs ou rédacteurs, les services freelances s’étendent également à des postes tels que l’assistance administrative, la gestion de projet ou le management de bureau.
Mais pourquoi opter pour un freelance plutôt qu’un salarié sous contrat ou le recours à l’intérim pour vos besoins de support ?
Engager un freelance offre une flexibilité précieuse pour vos projets, en s’adaptant à la fluctuation constante de l’activité économique, particulièrement palpable dans les PME et les start-ups.
Cette souplesse permet de réagir rapidement aux demandes urgentes tout en maîtrisant les dépenses.
De plus, recourir à un freelance pour des besoins ponctuels ou temporaires évite les contraintes liées à l’embauche en contrat à durée déterminée ou indéterminée.
Vous bénéficiez ainsi d’une disponibilité immédiate et d’une simplification administrative notable.
Les avantages de cette démarche sont multiples :
- Rapidité : Contrairement au processus de recrutement traditionnel ou à l’intérim, trouver un freelance disponible se fait rapidement, sans engager un processus long et complexe.
- Facilité : Le freelance peut débuter son activité immédiatement, que ce soit en travaillant à distance ou dans vos locaux, simplifiant ainsi les démarches administratives pour vous.
- Expertise de qualité : Les freelances sont souvent des experts dans leur domaine, forts d’une expérience variée et d’un regard neuf sur les projets, offrant ainsi des solutions innovantes et adaptées à vos besoins.
- Flexibilité : Engager un freelance permet d’ajuster vos ressources en fonction des besoins spécifiques de chaque projet, évitant ainsi les surcoûts liés à des compétences permanentes non utilisées.
Cependant, trouver le freelance idéal au bon moment peut s’avérer délicat et chronophage :
Alors comment procéder ?
1ère solution : Chercher par vous même
Une première façon de trouver un freelance est de s’appuyer sur son propre réseau.
Une récente étude de marché réalisée en Belgique a révélé que 90% des freelances utilisent encore leur propre réseau pour trouver des missions.
C’est donc vrai dans le sens inverse, la plupart des entreprises et qui souhaitent engager un freelance le font via leur propre réseau de contacts.
Si personne dans votre entourage immédiat n’est freelance ou ne connaît de freelances, vous pouvez utiliser les médias sociaux.
En lançant un simple appel sur Facebook ou LinkedIn, vous pouvez atteindre les parties intéressées.
De même, en utilisant le bon hashtag sur Twitter, vous avez une chance d’obtenir une réponse.
Toutefois, cette démarche a de nombreux défauts . Le plus important c’est que cela prend beaucoup de temps.
Vous devez attendre les réponses des free-lances, puis sélectionner vous-même les candidats.
Après avoir vérifié leur expertise spécifique, leur expérience et leur compatibilité avec la culture de votre entreprise et de vos équipes , vous devez également vérifier si les agendas de disponibilité des deux parties correspondent.
Les free-lances ont souvent plusieurs missions en cours simultanément, de sorte qu’il peut être difficile de faire coïncider leur agendas avec vos besoins et missions.
Cocher tous les critères de votre liste peut donc s’avérer une tâche ardue.
C’est pourquoi il peut être utile d’utiliser d’autres méthodes et de faire appel à des sites web, des plateformes ou des intermédiaires spécifiques.
Nous vous présentons ci-dessous les exemples les plus répandus.
Protexys Services est le point de rencontre entre les freelances et leurs clients.
En tant que société, vous recevez un accès aux profils comptés sélectionnés par Protexys et qui correspondent complètement au profil recherché;
2ème solution : Aller sur les plateforme et marketplaces ou sur les site d’emplois en ligne
Une autre façon de trouver un free-lance est de publier une mission sur des sites spécifiques.
Les clients publient des offres d’emploi et les free-lances peuvent y répondre.
L’inconvénient de cette méthode est que les free-lances proposent souvent le tarif le plus bas possible pour devancer les autres candidats, ce qui diminue la qualité du free-lance.
Ainsi, vous trouvez souvent un free-lance bon marché, mais vous n’obtenez pas un résultat de la plus haute qualité ou la meilleure adéquation avec l’entreprise.
Il existe également des sites sur lesquels les free-lances publient leur profil, ce qui permet aux entreprises de rechercher la bonne personne.
Toutefois, cette démarche est souvent payante pour le freelance, ce qui l’oblige à augmenter ses tarifs pour compenser les coûts.
Bien que l’utilisation de ces sites soit gratuite pour les clients, en tant que client, vous payez toujours indirectement.
En outre, les free-lances ne communiquent souvent pas l’intégralité de leurs informations, car ces sites sont ouverts à tous.
Ils n’aiment pas partager leurs tarifs, leurs disponibilités et leurs coordonnées avec l’ensemble de l’internet.
En tant qu’entreprise, il est donc beaucoup plus difficile de sélectionner des candidats potentiels.
En effet, si vous devez contacter tous ces candidats individuellement, cela vous prendra beaucoup de temps.
En outre, si le nombre de missions proposées est insuffisant, de nombreux free-lances essaieront de postuler pour des missions qui ne relèvent pas entièrement de leur domaine d’expertise.
Par conséquent, vous obtiendrez beaucoup de candidats qui n’ont pas l’expertise dont votre entreprise a besoin.
Il s’agit donc d’une option particulièrement intéressante si vous disposez de beaucoup de temps pour le processus de sélection et que vous souhaitez payer le moins possible.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’aide pour trouver le bon free-lance, vous pouvez faire appel à un intermédiaire.
3ème solution : Faire appel à une plateforme d’agence intermédiaire
Si vous souhaitez trouver rapidement la bonne personne, vous pouvez faire appel à un intermédiaire.
Vous pouvez par exemple faire appel à un bureau qui recherchera le profil que vous recherchez.
Vous leur expliquez le poste à pourvoir et ils vous présenteront les candidats les plus appropriés.
La plupart des intermédiaires travaillent avec un pourcentage fixe à payer en plus du tarif du free-lance, en fonction des heures travaillées.
Une forme moderne de ce type d’intermédiaire sont les plateformes d’agence de freelance
Les études de marché ont montré que les clients apprécient grandement la sélection qualitative des free-lances.
C’est l’une des premières choses qui se passe sur une plateforme de freelance.
En outre, elle utilise une technologie de pointe qui garantit une mise en relation automatisée correcte et sans heurts avec votre mission.
En un rien de temps, vous disposerez donc d’un spécialiste dans le domaine que vous recherchez.
Vous ne devez plus non plus passer du temps à préparer des contrats ou à suivre des processus administratifs.
Une plateforme de freelance joue un rôle de facilitateur et se présente comme un guide dans votre recherche et votre utilisation d’un freelance.
En outre, une telle plateforme apporte également de la clarté et peut vous renvoyer à des ressources spécifiques.
En utilisant une plateforme de freelance, vos besoins sont rapidement satisfaits.
Vos tâches seront allégées par la recherche de freelances et le soutien ou la prise en charge de l’administration.
En outre, vous trouverez de nombreux conseils et astuces pour optimiser la collaboration avec les free-lances.
Par exemple, comment tirer le meilleur parti d’une marge de négociation ou comment mettre fin correctement à une collaboration.
C’est pourquoi des plateformes telles que Protexys Office Services offrent une solution en proposant une sélection rapide et rigoureuse de professionnels adaptés à vos besoins spécifiques.
Protexys agit en tant qu’intermédiaire
Le recours à une agence intermédiaire présente également des avantages supplémentaires, notamment en termes de garantie de continuité, de gestion des remplacements et d’assurance qualité.
De plus, cela simplifie le processus de recherche en vous fournissant des profils correspondant exactement à vos exigences, vous faisant ainsi gagner un temps précieux.
Chez Protexys, lorsqu’il s’agit d’appariement, nous mettons l’accent sur les éléments d’adéquation culturelle et d’insertion au sein de vos équipes.
De cette manière, vous n’obtiendrez pas seulement un free-lance qui possède les qualités requises, mais aussi un free-lance qui correspond aux normes et aux valeurs de votre entreprise.
Vous pouvez ainsi commencer à travailler sur la même longueur d’onde.
En fin de compte, que vous choisissiez de recruter directement un freelance ou de passer par une agence, l’objectif reste le même : trouver le partenaire idéal pour mener à bien vos projets avec efficacité et flexibilité.
Envie d’explorer ces options hybrides ?
Contactez PROTEXYS SERVICES dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à trouver le collaborateur parfait, sans engagement et avec une flexibilité totale.
