Pourquoi et comment recruter un freelance pour vos fonctions de supports ?
Aujourd’hui, de plus en plus de métiers, s’exercent en freelance.
Les grands classiques sont bien sûr, les métiers de développeurs, graphistes, traducteurs ou rédacteurs…
Mais vous pouvez aussi embaucher une assistante administrative, un chef de projet, un office manager indépendant.
La tendance explose partout et la Belgique n’y échappe pas surtout depuis la crise du covid et l’essor du télétravail.
Pourquoi recruter un indépendant ( freelance) plutôt qu’un salarié sous contrat ( cdd ou cdi ? ) ou avoir recours à l’intérim pour vos fonctions de support ?
Un freelance vous apporte de la flexibilité dans vos projets.
L’activité économique évolue et change à une vitesse sans cesse croissante.
L’activité varie tous les mois, quelle que soit votre industrie et la taille de votre entreprise
mais c’est encore plus flagrant en PME ou dans les start up..
Tout est toujours urgent et il faut savoir réagir de manière hyper agile et tout en maîtrisant ses dépenses.
Par ailleurs , cela peut vous coûter cher de devoir renoncer ou postposer un projet, simplement parce que vous n’avez pas les ressources en interne dans lés délais impartis.
Vous pourriez tout simplement embaucher un CDD ou un CDI, mais avoir recours à un indépendant reste une solution probablement plus adaptée à votre besoin court-terme.
Quels sont les principaux avantages et inconvénients de recruter un freelance pour vos fonctions de support et administratives ?
1. La rapidité :
Vous trouverez toujours un freelance disponible immédiatement, contrairement au CDD et au CDI,ou à un processus de recours à l’intérim.
Ces deux dernières solutions engendrent un processus de recrutement beaucoup plus lourd et plus engageant et qui prendra potentiellement plusieurs semaines.
2. La facilité :
Le travailleur indépendant pourra commencer à exercer à distance ou dans vos locaux, le lendemain de votre premier rendez-vous, sans aucune procédure administrative compliquée.
Administrativement, vous n’avez qu’à signer le contrat de départ et payer une facture à la fin de mois comme vous le faites avec n’importe quel fournisseur, c’est lui qui s’occupe du reste.
3. La qualité de l’expertise :
Le travailleur indépendant est généralement un expert de sa fonction : il a travaillé avec différents clients sur des problématiques variées et souvent depuis de nombreuses années.
En plus de son expertise, il apportera un point de vue extérieur à votre projet et des idées nouvelles, ce qui peut être précieux si vous travaillez dans l’urgence et que vous avez la tête dans le guidon.
4. Le flexibilité :
Vous avez peut-être besoin d’expert pour un remplacement ou un projet temporaire de quelques semaines à quelques mois et vous ne disposez pas des compétences pointues en interne.
Mais vous n’aurez pas ou plus pour autant besoin d’autant de compétences techniques, une fois le projet terminé.
Embaucher un travailleur indépendant vous permet d’avoir les ressources nécessaires uniquement quand vous en avez réellement besoin.
Reste qu’il est délicat de trouver les bons experts au bon moment.
C’est ainsi qu’est née la plateforme Quality2life et l’agence Protexys Services
Comment bien recruter un freelance : en direct ou plutôt avec une agence ?
C’est à ce niveau qu’apparaissent les inconvénients du recrutement en direct d’un freelance ou via un plateforme de mise en relation.
Et si l’indépendant ne convient pas ou n’est pas au niveau, vous ne le découvrirez qu’après coup et vous aurez perdu du temps et de l’argent.
Si l’indépendant est indisponible pour une raison imprévue ( maladie, arrêt de son activité , trop absorbé par d’autres projets , …) vous devrez vous débrouiller tout seul pour pallier à son remplacement
et reprendre le projet là où il est arrivé , ce qui peut s’avérer une tâche coûteuse, chronophage et semée d’embuches.
La solution consiste à faire appel à un tiers de confiance qui va sélectionner pour vous et votre projet le freelance ad hoc et dont il garantira la qualité et la continuité.
Pour un projet ponctuel, quand vous n’avez pas les ressources en interne, vous pouvez dès lors faire appel des intermédiaires, comme une agence
De plus en plus souvent vous allez pouvoir trouver sur le marché des agences qui font appels soit à du personnel sous contrat ( outstaffing) ou à du personnel indépendant,
cela dépendra du type de projet et de la durée la plupart du temps.
Mais souvent on vous proposera un contrat qui fait appel à un travailleur indépendant car c’est une solution plus flexible et plus efficace.
Pourquoi ?
Le contact direct :
Pas d’intermédiaires quand vous travaillez avec un indépendant.
En agence, vous avez quasiment toujours affaire à un chef de projet, qui transmet vos demandes aux prestataires concernés, voire, travaille lui-même avec d’autres indépendants.
Vous avez les avantages de l’indépendant sans avoir les inconvénients car une agence se portera garant de la continuité de la mission et trouvera une solution et un remplaçant en cas de problème.
De plus cela va minimiser le risque, l’agence connaît les indépendants avec lesquels elle travaille et vous proposera des consultants ou intervenant qualifiés et qu’ils connaissent.
De plus l’agence va se baser sur le projet que vous souhaitez réaliser et va vous trouver le profil adéquat pour la mission ( que ce soit pour une mission solo ou pour épauler une équipe interne) ,
c’est un gain de temps considérable pour vous.
Le coût :
L’intermédiaire prend bien entendu sa part au passage.
Ça donne matière à réflexion, mais quand on sait que sur une plate-forme de mise en contact entre travailleurs indépendants la commission s’élève à 10%, à la charge du freelance et est gratuite pour le client.
Dans le cas d’une agence, la commission sera un peu plus importante ou en partie payée par le client mais ce supplément intègre des services supplémentaires pour l’indépendant et pour le client.
Cette somme intègre une assurance, la gestion automatique des factures et des devis et un système de paiement qui sécurise les deux parties.
L’agence propose un package complet qui est plus complet que sur une simple plateforme de mise en relation .
L’implication :
Un freelance travaille seul le plus souvent et il gère donc forcément un nombre limité de clients à un instant “t”.
Il sera toujours plus disponible et impliqué dans votre projet, que s’il est employé par une agence qui lui demandent de s’occuper de plusieurs clients à la fois.
Il est aussi dans son intérêt de développer une relation de long terme avec ses clients et donc de s’impliquer à fond dans sa mission pour en obtenir d’autres par la suite
S’il travaille pour vous via un intermédiaire, sa priorité sera de satisfaire l’intermédiaire et vous en même temps.
Vient ensuite la problématique de l’intégration ( onboarding) de l’indépendant dans sa société ou dans une équipe :
La tâche n’est pas simple puisque l’on se situe sur un marché caché, les indépendants ne se déclarant pas toujours comme tels.
Il s’agit d’identifier et de sélectionner les consultants via les réseaux, sans oublier la cooptation.
Ensuite, il faut qualifier les candidatures en rencontrant ces consultants pour apprécier leurs compétences et leurs valeurs personnelles.
Vient ensuite l’étape du matching, où il s’agit de faire se correspondre les attentes de l’entreprise et le potentiel du consultant.
Dans certains cas, gérer la relation de travail indépendant/entreprise via un médiateur afin d’offrir une fluidité de service peut être utile.
Quels peuvent être les problèmes rencontrés ?
Parmi les problèmes les plus courant il y a d’abord : la sélection de l’indépendant ne doit pas se limiter à sa seule expertise.
Il est essentiel de comprendre les attentes de chaque partie avant d’établir une feuille de route dont il faudra assurer le suivi, sans oublier de mettre en place une instance si problème il y a.
Ceux-ci peuvent concerner une incompréhension en termes d’attentes, ou liés à la fonction même du consultant dont il faut savoir évaluer le potentiel mais aussi la motivation.
Quid du statut au niveau juridique ?
Là aussi une vraie vigilance s’impose, tant sur le statut adopté par le consultant que sur le respect de des obligations sociales et fiscales
. Il faut également vérifier l’assurance du consultant et respecter les obligations de paiements.
La convention signée avec l’indépendant doit aussi respecter des règles très précises pour éviter le risque de requalification et de faux indépendant
Quel est l’intérêt de passer par une plateforme ou par une agence de mise en relation ?
Tout dépend des prestations recherchées.
Pour des services à faible valeur ajoutée, les plateformes ou agences spécialisées suffisent.
En revanche, pour des prestations de conseil nécessitant une offre sur mesure, il peut être utile de recourir à un intermédiaire professionnel pour gérer cet écosystème.
Cela correspond à un métier aujourd’hui quasi inexistant, mais qui va prendre de l’ampleur dans les entreprises avec l’avènement des modèles en réseau.
Sa mission : faciliter l’accès à des consultants experts, sécuriser le dispositif et offrir une qualité de résultat.
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