1 – Améliorer la Qualité de vie au travail  grâce à des pratiques novatrices de l’office manager

La Qualité de Vie au Travail fait partie des grands enjeux des organisations.

Son amélioration permet de répondre aux nombreux défis rencontrés quotidiennement par l’entreprise : turn-over, difficulté de recrutement, baisse de motivation et d’engagement, maladies professionnelles, conflits..la  liste est loin d’être exhaustive.

L’office manager a donc un rôle essentiel dans la mise en place de mesures visant à développer la Qualité de vie au travail . Il·elle pourra ainsi intervenir à plusieurs niveaux :

• Aménagement des bureaux: le cadre de travail a un impact fort sur la QVT et même sur  la performance des salariés . de nombreuses études  montrent clairement  la corrélation entre espace de travail et performance a été maintes fois démontrée.  1 salarié sur 4 considère que son environnement lui permet de travailler efficacement. Il y a donc beaucoup à faire en la matière mais aussi pour ceux qui sont en télétravail.

L’espace bureau doit être pensé pour favoriser le bien-être et la concentration, limiter le stress et les bruits

. Cela passe par l’ergonomie des postes et la création d’espaces (salles de réunions, de détentes, etc.) qui répondent au besoin d’isolement comme au besoin de collaborer avec son équipe.

La présence de plantes peut aussi avoir un effet apaisant et réduire le stress des collaborateurs

Enfin, la luminosité  a aussi un impact majeur sur le bien-être au travail.

• Intégration des collaborateurs dans les démarches RSE et QVT: faire participer les salariés sur ces questions dans le cadre d’ateliers peut également être un excellent moyen de trouver des solutions innovantes et concrètes. L’intelligence collective et les différents points de vue exprimés par les salariés permettent de ne pas prendre de décisions hâtives mais bien d’aborder les problématiques en profondeur.
• Gamification: Concept qui fait de plus en plus d’émules dans les entreprises, la gamification consiste à adapter les mécanismes du jeu (ludique) aux domaines de l’entreprise dans le cadre de formations, de situation de travail, d’applications métiers, ateliers créatifs,…
• Team-building: méthode classique mais très efficace, le team-building est l’occasion de remercier les salariés et de célébrer leurs réussites tout en fédérant les équipes. Les idées d’activités originales ne manquent pas mais devront tout de même répondre à l’appétence des collaborateurs et à leurs centres d’intérêt. Pour avoir plus d’idées sur quels team-buildings vous pourriez mettre en place dans votre entreprise

• Flexibilité et équilibre vie privée et professionnelle , aménager les temps de travail de manière à concilier l’équilibre du collaborateur et les exigences de la mission exercée et des nécessité de présence lors de réunion d’équipes.
• Solution de conciergerie et de plateforme de services au bureau. Plus que jamais nous vivons dans une société de services ou tout est accessible rapidement et en quelques clics. Cette manière de procéder pour commander nos biens de tous les jours et les services que nous attendons d’un séjour à l’étranger ou l’hôtel se regroupent de plus en plus dans le B2B et dans la vie aux bureaux. Plus que jamais les employeurs devront donner accès à des services pour leurs employés au sein de leurs bureaux et commander ceux-ci d’un simple clic via des plateforme de services.

2 – Comment l’office manager peut améliorer les processus de recrutement grâce à la technologie

Si votre société peine à recruter de nouveaux salariés ou cherche  à attirer des talents, les technologies seront sans doute vos meilleurs atouts. Vous pouvez ainsi :

• Activer l’ensemble des réseaux existants: ajouter une section embauche à la newsletter, mettre en place un hashtag sur LinkedIn, avoir un onglet recrutement sur le site web de l’entreprise, etc.
• Faire du social recruiting pour découvrir d’autres profils et avoir accès à un immense catalogue de CV.
• Utiliser une application dédiée pour entrer en relation avec les futurs collaborateurs qui recherchent un emploi depuis leur smartphone. Comme une plateforme de freelancing ou un site de recrutement en ligne
• Utiliser un IA pour scanner des profils et trouver les plus prometteurs , cela devient de plus en plus habituel tout comme l’entretien de recrutement par visio conférence Faire de vos collaborateurs des ambassadeurs par une amélioration constante de l’ux, en leur permettant d’utiliser une fulltitude de programmes et d’applications qui vont leur simplifier la vie et rendre la communication plus fluide et plus efficace.
• externaliser le recrutement de votre office manager ou assistant administratif via un agence comme Protexys : en faisant appel à des agences d’assistance en office management, support administratif ou tout autre mission facilitaire ( accueil, organisation d’événements, nettoyage, déménagement , .. ) vous pourrez tout à la fois gagner du temps et de l’argent et trouver rapidement la bonne personne ou le bon service qu’il vous faut , ou et quand il vous le faut.

3 – La digitalisation  de la fonction d’office manager pour une gestion administrative optimale

Autre point sur lequel l’office manager peut être amené à intervenir et proposer des solutions innovantes : la gestion administrative Là encore, il existe de très nombreuses manières de rendre cette dernière plus fluide, efficace et coopérative.

La digitalisation contribue à améliorer considérablement la performance de l’entreprise dans ce domaine.

Ainsi, plusieurs solutions peuvent être mises en place :

• Les suites collaboratives: il s’agit d’un ensemble d’applications qui communiquent entre elles et permettent aux salariés de travailler simultanément, de partager des documents, d’envoyer des messages instantanés, etc. La G suite de Google et Microsoft Office 365 font partie des suites collaboratives les plus utilisées.
• Les outils de gestion de recrutement :  si votre entreprise doit recruter des personnes de manière régulière, la mise en place d’un logiciel de recrutement s’avère indispensable. De cette manière, votre entreprise ne passera pas à côté de talents tout en limitant les tâches chronophages.
• Les outils de gestion:  S’il y a bien un domaine où la digitalisation fait gagner un temps précieux, c’est la gestion administrative et financière. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux salariés de travailler aussi bien dans les locaux de l’entreprise que chez eux, un logiciel SaaS peut être une bonne solution. Si vous souhaitez gagner en efficacité sur la gestion des factures des fournisseurs, pensez aux outils collaboratifs comme Quality2life by Protexys Services

Besoin d’une solution innovante pour attirer et fidéliser votre personnel et optimiser la fonction d’office manager  ?Quality2life  est une plateforme collaborative qui facilite les relations clients-fournisseurs en simplifiant les échanges en B2B tels que

• La dématérialisation de la collecte des factures.
• La centralisation et l’archivage de l’ensemble des factures sur une seule et même plateforme ainsi qu’un moteur de recherche pour pouvoir facilement accéder aux factures souhaitées, par fournisseur ou par année.
• Un vrai processus de validation de vos commandes
• Une manière plus simple de trouver rapidement la personne ressource ou le bon services qu’il vous faut
• Un meilleur suivi des dépenses.