Comment recruter rapidement pour une fonction de support ?
Vous êtes dirigeant d’entreprise ou manager rh et un(e) de vos employé(e)s pour l’accueil réception ou l’assistance administrative
est absente longue durée, a démissionné bref est indisponible….
Vous ne pouvez pas rester sans remplaçant pour cette fonction chronophage , qui n’est pas dans votre activité de base mais essentielle
pour faire tourner votre business.
Comment recruter rapidement une fonction support ?
Comment éviter de longs mois de recherche sans retours, sans la conviction d’avoir trouvé le bon profil ?
L’expérience montre que les TPE, PME en 2023 ont besoin de s’entourer de personnels administratifs, RH, commerciaux polyvalents, compétents et opérationnels très rapidement.
Les fonctions support deviennent des postes clés.
Avec un objectif : impacter rapidement les résultats par un profil compétent, immédiatement opérationnel et motivé.
Passons en revue les 3 options qui s’offrent à vous.
Vous avez choisi de recruter, de vous entourer d’un profil administratif ou de gestion ou encore RH.
Vous vous posez certainement la question :
« Puis-je déléguer efficacement cette gestion administrative ou RH quotidienne sans prendre de risque ? »
« Quelles solutions et quels bénéfices s’offrent donc à moi ? »
« Les intervenants connaissent-ils mes outils de gestion, la culture propre à mon métier ? »
Il est vrai qu’une secrétaire administrative dans un bureau comptable n’a pas le même profil, la même expérience qu’une secrétaire dans une entreprise de services, dans une startup ou dans une grande entreprise.
Et pourtant les deux sont essentielles et doivent connaître la culture, les mots clefs, les habitudes de leur client.
« Au-delà des coûts, quelle flexibilité s’offre à vous et à quelle vitesse mon intervenant sera opérationnel dans mon entreprise ? »
Pour cela, vous avez 4 choix lorsqu’il s’agit de ne pas recruter une personne à plein temps.
- Le CDD ou le CDI interne
- l’intérim,
- Trouver un freelance sur une plateforme
- Faire appel à une agence spécialisée dans l’externalisation des services de support
4 solutions plus ou moins flexibles, offrant des avantages et des inconvénients mais permettant toutes de bénéficier d’une compétence nouvelle pour vous aider sans prendre de risque.
1. Intéressons nous d’abord dans cet article à l’option intérim.
Recourir à l’intérim n’a plus à démontrer ses avantages.
Des agences pullulent à chaque coin de rue et les grands réseaux ont véritablement maillé le territoire.
La flexibilité, les process, beaucoup de grandes entreprises font appel à l’intérim malgré un coût plus important qu’un CDI.
Mais dans les petites entreprises, il peut être nécessaire de disposer d’un profil très qualifié dans les 48H00, formé, validé et immédiatement opérationnel.
Une agence d’intérim aura du mal à avoir ce niveau de réactivité.
Il est souvent nécessaire aussi de moduler, à la hausse ou à la baisse en cours de contrat le temps de travail de l’assistant RH ou de gestion.
Cette flexibilité est un vrai plus pour la prestation de service en temps partagé.
Vous pouvez tenter de recruter un indépendant sans passer par un réseau certifié comme Protexys Office Services
Ce sont des personnes compétentes et motivées mais à nos yeux, quelques risques sont à considérer :
- Quid de l’erreur de casting si vous êtes seul à valider son profil ?
=> Un agence en temps partagé vous remplace la personne jusqu’à ce que vous soyez satisfait et à tout moment durant la prestation récurrente
- Quid de sa stabilité et des conséquences en cas de départ ?
=> Une agence s’engage à “capitaliser” et documenter vos process
- Quid de la continuité de service en cas de maladie ?
=> Une agence vous offre sans frais supplémentaire un back up
- Quid de son emploi du temps (et donc du vôtre) si un de ses clients prend plus de temps que prévu ?
=> Une agence connait les KPI (indicateurs) de productivité de ses intervenants et s’est engagée via un Service Level Agreement
- Quid des notions de confidentialité et garanties vs un contrat de prestation de service avec une entreprise ?
=> Une agence c’est une entreprise qui s’engage.
Elle est assurée, elle respecte les délais et la confidentialité.
2. Voyons maintenant l’option du recrutement en direct
Du côté de l’employeur, l’inconvénient majeur du contrat à durée déterminée est le fait qu’en dehors de la faute grave du salarié, de l’inaptitude ou de la rupture d’un commun accord, il est impossible de rompre de façon anticipée un CDD sans que cela ne représente un risque judiciaire et un coût financier important.
On peut également souligner du côté des inconvénients, qu’une embauche en CDD ou en CDI mobilisera du temps de traitement et d’administration au sein des services RH et financier de l’entreprise.
Et qu’en cas d’erreur lors de la rédaction du contrat, de la détermination de la rémunération et de tout autre élément inhérent aux conditions de travail du salarié en CDD,
l’ensemble des conséquences et répercussions sera à la charge de l’entreprise.
Enfin, si vous n’avez pas besoin d’une assistance moins de 15H par semaine vous ne pouvez pas avoir recours à un CDD ou CDI.
La prestation de service externalisée (et donc en temps partagé) vous offre beaucoup plus de flexibilité.
Et la sécurité de vous arrêter à chaque fin de mois, sans pénalités, sans forfaits ni d’engagement.
Disposer de la bonne ressource, au bon moment et au bon endroit est un avantage que vous offre le recours à une agence d’externalisation de services
Sans compter que les intervenants disposent d’expérience et de bonnes pratiques apprises chez de nombreux clients qu’ils soient indépendants ou salariés au sein de l’agence
ils seront souvent motivés à l’idée de vous aider à progresser.
L’importance de la stabilité de votre assistant de gestion administrative est déterminante dans les PME.
Car vous vous voulez bien former, un peu 😉 mais vous ne souhaitez pas y passer des journées non plus !
Et quelle sera sa stabilité ? Pas question de tout recommencer dans 6 mois !
3. Vous pouvez également décider de faire appel vous même à un freelance sur une plateforme dédiée
Le problème c’est que vous allez devoir faire tout le recrutement vous même
Vous n’avez aucune garantie de la qualité exacte de la personne que vous allez chosir , ce sera sur le tas
quel est son expérience et son expertise par rapport à la fonction recherchée
Son taux horaire est il en adéquation avec le marché et avec ses compétences ?
Vous aurez du mal a comparer les offres multiples et les coûts cachés
La disponibilité de la personne trouvée ne sera peut être pas en adéquation avec vos besoins réels
Et as t’elle exactement le bon profil que vous souhaitez ?
Toutes ces questions vont vous faire perdre du temps et de l’argent et surtout prendre un risque que vous pouvez
facilement vous éviter
Il vous suffit de faire appel à une agence, de lui soumettre le bon profil recherché et de décrire la mission et
et elle va s’occuper de vous trouver la bonne personne au bon moment au bon endroit , sans engagement et très
rapidement grâce à son réseau étendu de candidats.
Vous serez (peut-être) surpris du résultat et à quel point la prestation de service déléguée vous garanti :
- Des coûts maîtrisés
- Des profils stables
- Ultra motivés
- Sans engagement au-delà du mois
- Sans process RH chronophage
N’hésitez plus et faites appel à Protexys pour un entretien ou un diagnostic gratuit.
