Comment établir une relation de confiance avec votre assistant Freelance et/ou virtuel pour booster votre croissance : 4 étapes clés
Il ne faut pas se leurrer : l’engagement d’un assistant freelance ou l’adoption de nouvelles méthodes de travail et d’affaires peut s’avérer décourageante.
Et l’un des principaux obstacles que nous avons souvent constaté se résume à une chose : la confiance.
Vous envisagez d’engager un assistant sur place ou virtuel (AV) pour la première fois et, soudain, vous vous posez de nombreuses questions :
- Puis-je compter sur cette personne , va t’elle tenir ses promesses ?
- Un assistant à distance est-il aussi fiable qu’un employé à temps plein interne que je vois tous les jours au bureau ?
- Dois-je leur donner accès à nos systèmes et à nos informations sensibles ?
- L’embauche d’un salarié sera-t-elle finalement plus sûre ?
Ce type de réflexion vous parle ?
Vous n’êtes pas seul !
Ce sont des préoccupations courantes que rencontrent les dirigeants d’entreprises et d’équipes qui envisagent de déléguer certaines fonctions de support via l’externalisation.
Mais voici une petite info à vous confier : embaucher un assistant virtuel n’est pas si différent de recruter un nouveau membre de l’équipe
La seule différence c’est que nous pouvons vous aider à faire le gros du travail voir tout le processus de a à z.
Qu’il soit au bout du couloir ou à l’autre bout du monde, tout nouvel employé, qu’il travaille au bureau ou à distance, à temps plein ou à temps partiel, ou qu’il soit un assistant virtuel, passe par une phase d'”apprentissage”. L’onboarding
Il s’agit d’établir la confiance et cela prend un peu de temps, mais vous l’aviez compris :
C’est tout à fait normal.
Développer la confiance avec votre assistant virtuel (et le fournisseur de services d’AV, d’ailleurs) est un parcours évolutif, en particulier lors de l’intégration.
Parcourons-le ensemble pour éviter de commettre des erreurs fatales.
Pourquoi la confiance est cruciale ?
La confiance est naturelle et nécessaire – il est dans notre nature de rechercher la confiance, en particulier dans les relations de travail.
Elle repose sur quatre piliers :
- Compétence : Ils possèdent les compétences nécessaires pour accomplir le travail.
- Prévisibilité : Vous pouvez compter sur leur cohérence et leur fiabilité.
- Intégrité : Ils sont engagés, éthiques et se soucient réellement des autres.
- Bienveillance : Ils correspondent bien à votre entreprise et il est agréable de travailler avec eux.
L’instauration de la confiance est un processus – il s’agit d’accroître la confiance par le biais d’interactions et d’expériences cohérentes.
Un assistant virtuel bien formé et contrôlé est plus à même de gagner rapidement votre confiance, ce qui rend votre travail plus facile et plus productif.
1. Choisir le bon partenaire
Sélectionner un prestataire de confiance
Lorsque vous choisissez de travailler avec un assistant virtuel, il est crucial de sélectionner un prestataire de confiance.
Chez Protexys Services, nous avons simplifié le processus afin qu’il soit le plus simple possible pour vous.
Nous nous assurons que chaque assistant virtuel possède les compétences et l’expérience nécessaires pour répondre à vos besoins spécifiques.
Qu’il intervienne 100% à distance ou en hybride, qu’il soit basé dans un lieu proche ou à l’autre bout du monde, nous avons tout vérifié au préalable pour vous de manière à ne vous proposer que des personnes dignes de votre confiance.
Processus de sélection rigoureuse
Notre processus de sélection ne se limite pas à cocher des cases.
Nous examinons les besoins de votre entreprise et trouvons un assistant personnel qui est non seulement compétent, mais aussi compatible avec votre façon de travailler, vos valeurs, les caractéristiques de travail de votre équipe.
Cela signifie que lorsque vous êtes prêt à recruter un assistant virtuel via Protexys , vous ne partez pas de zéro, vous avez déjà fait la moitié du chemin.
Avantages de travailler avec Protexys Services
Travailler avec Protexys Services signifie moins de soucis et plus de confiance dans votre décision.
Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles en sachant que votre assistant personnel a été trié sur le volet pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Il s’agit de faire en sorte que l’établissement de la confiance se fasse en douceur pour vous.
2. Définir des attentes claires
Fixer des objectifs précis
Lorsque vous faites appel à un assistant virtuel, il est essentiel de fixer des objectifs clairs dès le départ.
Cela inclut la définition des tâches à accomplir, des délais à respecter et des indicateurs de performance à suivre.
Plus vos attentes sont claires, plus votre assistant virtuel sera en mesure de répondre à vos besoins.
Communication efficace
Une communication claire et ouverte est la clé pour établir une relation de confiance.
Assurez-vous de fournir des instructions détaillées et d’expliquer vos attentes. Encouragez votre assistant virtuel à poser des questions et à demander des clarifications si nécessaire.
Feedback constructif
Donner du feedback constructif est essentiel pour aider votre assistant virtuel à s’améliorer.
N’hésitez pas à donner des retours positifs lorsque le travail est bien fait, et à fournir des suggestions d’amélioration lorsque cela est nécessaire.
Nous travaillons aussi en collaboration avec un société comme ebloom qui propose une application permettant les feedback des employés et qui peut aussi inclure les externes.
3. Commencer par de petites tâches
Démarrer en douceur
Pour les entreprises qui font appel à un assistant virtuel pour la première fois, il est naturel d’être prudent et d’hésiter sur les tâches à confier.
Commencer par de petites tâches gérables est un excellent moyen d’aider votre AV à s’installer et à apprendre comment vous travaillez.
Évaluer les compétences
Cela permet également de voir comment il travaille.
Vous pouvez ainsi évaluer ses compétences et sa capacité à respecter les délais.
Lorsque votre assistant virtuel commence à faire ses preuves, il devient plus facile de lui confier des missions plus complexes ou plus délicates.
Bâtir la confiance progressivement
Au fur et à mesure que votre assistant virtuel prouve ses capacités, la confiance grandit.
Une fois que vous savez qu’il est capable de gérer des tâches plus importantes, la porte s’ouvre pour déléguer de plus en plus de missions.
4. Assurer un suivi régulier
Planifier des réunions de suivi
Pour garantir une collaboration fructueuse, planifiez des réunions régulières pour discuter des résultats, des progrès, des problèmes éventuels et des ajustements nécessaires.
Ces réunions permettent de maintenir une communication ouverte et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Réévaluer les objectifs et les KPI
Suivre les KPI définis en début de collaboration est une bonne chose, mais savoir les réajuster en fonction de l’évolution de vos enjeux et/ou de la prestation est encore mieux.
Cela permet de s’assurer que les objectifs restent pertinents et alignés sur les besoins de votre entreprise.
Encourager l’amélioration continue
Cherchez constamment des moyens d’optimiser les processus externalisés pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la qualité de la prestation.
Encouragez votre assistant virtuel à proposer des suggestions d’amélioration et à innover.
Conclusion
Établir une relation de confiance avec votre assistant freelance et/ou virtuel est essentiel pour booster votre croissance.
En suivant ces quatre étapes clés – choisir le bon partenaire, définir des attentes claires, commencer par de petites tâches et assurer un suivi régulier – vous pouvez construire une relation de confiance solide et durable.
Cette confiance vous permettra de déléguer plus de tâches, de vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise et, en fin de compte, de favoriser la croissance et le succès de votre entreprise.
Chez Protexys Services, nous nous engageons à vous aider à établir cette relation de confiance avec votre assistant virtuel.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à externaliser efficacement et à travailler sereinement.
Travailler sereinement et efficacement en externalisant, c’est à portée de clic !
Nous pouvons vous aider à gagner du temps que vous pourrez consacrer à la croissance de votre activité ou à réduire votre stress quotidien.
N’attendez pas un jour de plus si vous souhaitez déléguer et être bien entourés…
