Besoin d’une assistance administrative, d’un office manager ? Comment bien les recruter en externe ?

 

Recruter la bonne personne pour un poste d’assistance administrative en présentiel ou en distanciel est extrêmement difficile, voire impossible.

En effet, il est très difficile de trouver des personnes très qualifiées en interne.

Par ailleurs, il est souvent très compliqué d’engager une personne extérieure à temps plein surtout si vous souhaitez qu’elle soit autonome et vous soit fidèle.

Une solution simple et efficace consiste à faire appel à une agence de recrutement spécialisée qui se chargera de vous trouver la personne-ressource qu’il vous faut.

Comment recruter la bonne personne en externe pour vos fonctions d’assistance administrative et d’office management ?

Vous pouvez opter pour une stratégie de recrutement externe, qui vous permettra de trouver la bonne personne pour votre entreprise.

Vous pouvez aussi définir un profil type, qui vous aidera à définir les critères de recrutement.

Cela peut vous permettre de vous assurer que vous engagez la bonne personne, mais cela peut aussi vous permettre de vous assurer que vous investissez dans un service de qualité.

Enfin, pour trouver la personne la plus adaptée à votre entreprise, vous pouvez engager des actions de référencement sur des sites comme Google.

Vous pouvez aussi recruter l’aide d’une agence de recrutement.

Quel profil d’assistance administrative pour quel poste au sein de votre organisation?

Pour trouver les meilleurs profils pour vos postes d’assistance administrative, il est important de prendre en compte plusieurs qualités personnelles.

Cela peut être le sens de l’écoute, la motivation, l’esprit d’équipe, l’autonomie et la responsabilité.

En plus de cela, il est également important de prendre en compte les motivations de vos employés. Si vous leur demandez de s’impliquer dans votre entreprise, ils devront tout d’abord être motivés.

Cela leur permettra d’être plus impliqués dans leur travail.

Il existe une panoplie de solutions qui vous permettent d’accroître l’engagement et la motivation de votre personnel interne mais aussi externe, comme des plateformes d’amélioration de l’expérience collaborateurs tels que Quality2Life

. Enfin, il est également important de s’assurer de choisir des profils qui sont capables de gérer une certaine autonomie.

Si vous leur demandez de faire des tâches autonomes, il est important de s’assurer qu’ils seront capables de le faire tout en respectant les valeurs et les standards de votre entreprise et qui pourront s’intégrer harmonieusement au sein de vos équipes internes existantes.

 

Comment définir le cahier des charges ?

Pour définir le cahier des charges de l’assistance administrative, il est important de prendre en compte le contrat de travail en entreprise.

Il est par ailleurs essentiel de s’assurer que ce dernier respecte ce cahier des charges.

En outre, vous devrez vous assurer que les cabinets que vous contactez disposent d’une forte capacité d’intervention et qu’ils proposent une offre adaptée à votre besoin.

Enfin, vous pourrez définir le profil et la mission que vous recherchez ainsi que le type de recrutement que vous souhaitez.

Vous pourrez par exemple choisir un recrutement temporaire ou un recrutement récurrent.

Comment sélectionner la personne idéale ?

Pour sélectionner la personne idéale pour votre assistante administrative, il faut d’abord que cette dernière ait une forte expérience dans ce type de poste.

Cela permet également d’avoir un rôle de coordonnateur pour le travail de cette personne.

Enfin, vous pouvez d’ailleurs faire confiance à une assistante administrative qui possède de l’expérience dans la gestion administrative.

Les soft skills ont de plus en plus d’importance et doivent être impérativement pris en compte dans votre choix final.

Comment bien intégrer une personne-ressource externe en assistance administrative ?

L’externalisation de certaines fonctions d’assistance administrative est une solution qui peut sembler attractive, mais qui ne doit pas être abandonnée pour autant.

En effet, vous aurez alors l’occasion de faire des économies sur différentes tâches et de profiter ainsi d’un gain de temps précieux.

De plus, vous pourrez aussi sélectionner la personne idéale pour cette fonction.

L’externalisation permet aussi d’éviter de gérer certains aspects de son entreprise.

Vous pouvez aussi choisir de faire de l’externalisation un moyen d’accélérer votre croissance, de maîtriser les coûts fixes, de fidéliser votre fonction d’assistance administrative externe ou encore de vous donner un avantage concurrentiel.

Conclusion

Pour assurer les tâches d’assistance administrative, d’office management ou de gestion de projet, il est nécessaire de se débarrasser de ses angoisses et de son stress pour trouver la bonne personne.

Il faut faire preuve de beaucoup de patience dans votre recherche et définir des critères très précis sur les compétences que vous attendez.

Pour intégrer une personne en interne ou externe, il est indispensable d’établir un cahier des charges afin d’anticiper toutes les problématiques possibles.

Si la personne à le bon profil, les compétences et les soft skills pour s’intégrer dans votre équipe et adhère à vos valeurs le chemin est plus long et plus complexe à suivre.

Pour gagner du temps la meilleure solution consiste à déléguer ce travail à un partenaire de confiance tel qu’une agence de mise à disposition de personnes-ressources.

Il s’agit d’une solution moins risquée qu’un engagement interne, plus flexible que l’intérim, plus fiable qu’une recherche de freelance sur une plateforme dédiée.

Protexys Services peut vous y aider !