Pourquoi déléguer à un office manager virtuel peut résoudre vos problèmes de support ?

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous vous retrouverez souvent dans une situation où vous ne pouvez plus faire toutes les tâches administrative ou non productives tout seul car c’est chronophage et cela demande des compétences pointues de plus en plus grandes. 

Vous pourriez faire un peu de comptabilité vous-même. 

Vous pourriez avoir une double tâche en tant que ressources humaines. 

Mais à mesure que l’entreprise se développe, il n’y a qu’un temps limité que vous pouvez consacrer à l’administration.

Il y a un autre problème.

Si vous gérez une entreprise en pleine croissance, vous n’avez peut-être pas les ressources nécessaires pour vous consacrer à un gestionnaire de bureau à temps plein sur place. 

Et si vous ne disposez pas des moyens financiers pour embaucher en CDI  un Office Manager à temps plein vous pouvez avoir l’impression d’être coincé : vous pouvez soit continuer à vous en occuper vous-même, ce qui draine du temps et de l’énergie qui pourraient être consacrés à la croissance de l’entreprise, soit vous devez faire un investissement financier important.

L’embauche d’un gestionnaire de bureau virtuel signifie que vous pouvez avoir le meilleur des deux mondes : 

un gestionnaire de bureau avec un salaire et des horaires flexibles, mais aussi quelqu’un qui peut assumer les fonctions d’un gestionnaire de bureau afin que vous soyez libre de vous concentrer sur l’entreprise.

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Comment ça marche ? 

Examinons quelques-unes des tâches que vous pouvez accomplir avec un gestionnaire de bureau virtuel :

Soutien administratif. Comment définissez-vous le soutien administratif au sein de votre organisation ? La fonction essentielle de ce rôle est de rendre l’entreprise plus fluide, ce qui implique de nombreuses autres compétences. Un Office Manager doit être un dactylographe efficace, un commis compétent, quelqu’un qui peut gérer les téléphones et la planification, et même prendre en charge des tâches de saisie de données aléatoires.

Gestion des fournitures de bureau. Un bureau doit rester approvisionné, surtout si vous travaillez dans certains secteurs . Confiez ce travail à un gestionnaire de bureau virtuel et demandez-lui de rechercher les meilleurs prix pour garder votre bureau approvisionné.

Gestion du temps. Avez-vous déjà eu l’impression que la gestion de votre emploi du temps est, en soi, un travail à temps plein ? Externalisez votre gestion du temps en confiant les tâches de gestion à la demande flexible à un Office Manager !

Assistance à maîtrise d’ouvrage. Si vous déléguez déjà des tâches à un chef de projet, un chef de bureau peut également l’aider dans les tâches administratives, la gestion des contacts et les suivis.

Comptabilité. Vous n’avez pas encore les ressources nécessaires pour un comptable à temps plein ? Un gestionnaire de bureau virtuel qualifié aura de l’expérience en matière de comptabilité et de saisie de données, ce qui vous aidera à gérer les dépenses.

Comment bien intégrer un gestionnaire de bureau virtuel au sein de votre organisation  ?

Tout semble bien bien se dérouler et vous avez décider de faire appel à un Office Manage externe ou freelance. 

 Mais il y a un obstacle auquel les chefs d’entreprise sont confrontés : ils pensent qu’il sera  difficile d’intégrer un gestionnaire de bureau virtuel au sein de leur entreprise ou de leurs équipes internes.

La logique a du sens à première vue.

 S’il faut un certain temps pour former un Office Manager à temps plein sur place, ne sera-t-il pas encore plus difficile pour un gestionnaire de bureau virtuel qui n’est même pas là ?

Vous seriez surpris.

Il y a eu une croissance de 44 % du travail à distance au cours des cinq dernières années et de 91 % au cours des dix dernières années. 

Et 85 % des entreprises déclarent que l’augmentation du travail à distance a augmenté leur productivité.

Mais ce saut de productivité ne se produira pas si vous ne savez pas comment intégrer correctement votre Office Manager à distance.

Voici quelques conseils pour faciliter la transition :

Créez un plan d’intégration formel.  Une approche plus formelle de l’intégration donne de meilleur résultat pour les entreprise qui y ont recours  que pour celles qui gardent les choses informelles. Cela inclut un document d’intégration pour aider à définir le rôle du gestionnaire de bureau virtuel et le fonctionnement de l’entreprise.

Créez une période d’ajustement flexible. Vous ne vous attendriez pas à ce qu’un gestionnaire de bureau sur site s’adapte à la façon dont votre bureau fonctionne du jour au lendemain. Alors pourquoi s’attendre à cela de la part de quelqu’un qui travaille à domicile ? Lancez le processus d’intégration avec une période d’ajustement flexible. Donnez à l’administrateur de bureau le temps d’apprendre le flux de travail de votre bureau. Lorsqu’ils ont fait cet ajustement, c’est à ce moment-là que vous pouvez commencer à déléguer des tâches et leur faire confiance pour les accomplir avec précision et efficacité.

Donnez au gestionnaire de bureau virtuel un accès complet. L’une des raisons pour lesquelles un plan d’intégration formel a tendance à être plus efficace ? Il présente tout au gestionnaire de bureau virtuel au fur et à mesure qu’il s’intègre à votre entreprise. Il n’y aura pas de va-et-vient consistant à vous envoyer constamment des e-mails pour configurer vos différents comptes. Si vous embauchez un gestionnaire de bureau virtuel, vous en aurez plus pour votre investissement si vous pouvez lui fournir l’accès au compte approprié dès que possible

Qu’est-ce qui fait le succès d’un gestionnaire de bureau virtuel ?

Cela ne fait pas de mal de savoir exactement ce que vous recherchez chez un gestionnaire de bureau virtuel. 

Si vous pouvez clarifier le rôle d’un gestionnaire de bureau virtuel, vous saurez comment identifier les compétences et l’expérience dont vous avez besoin chez un candidat.

Créez une liste des tâches d’administration de bureau qui occupent la majeure partie de votre temps. Il devrait s’agir de tâches que vous pouvez facilement sous-traiter à un assistant virtuel ou à une personne travaillant à domicile. Par exemple, si la gestion du temps ou du calendrier a été un gros problème pour vous, vous pouvez l’inclure dans la liste. Vous pouvez ensuite utiliser cette liste pour formuler une image plus claire de ce à quoi ressemblera le travail administratif.

Recherchez quelqu’un qui a de l’expérience dans les tâches d’administration de bureau standard. Par exemple, si vous avez un système téléphonique que vous devez sous-traiter à un administrateur, essayez de trouver quelqu’un avec une expérience spécifique. Un gestionnaire de bureau virtuel qui a déjà travaillé dans un centre d’appels aura le savoir-faire nécessaire pour gérer les appels entrants.

Regardez les rôles typiques d’un assistant de bureau, même si vous n’êtes pas sûr d’avoir besoin de ces tâches pour le moment. Votre entreprise en pleine croissance peut rapidement évoluer et les besoins aussi. Mais il y a une raison pour laquelle les postes d’Office Manager présentent des tâches similaires quelque soit le niveau de développement de votre entreprise : c’est ce dont les entreprises finissent par avoir besoin, même si vous n’y êtes pas encore cela finira par arriver.

Comment commencer avec un excellent recrutement de gestionnaire de bureau virtuel ?

Idéalement, l’embauche de votre premier gestionnaire de bureau virtuel sera l’une de ces situations où vous vous demanderez comment vous avez pu vous en sortir sans cette personne. Mais il faut une approche dédiée, que nous connaissons bien chez Protexys Services. 

Voici comment nous vous recommandons de procéder à votre première embauche et son onboarding  :

Formulez votre besoin précis à Protexys :  La première étape consiste à nous contacter ! Avec une demande ou un entretien diagnostic gratuit avec nous , vous pourrez parcourir les profils de gestionnaires de bureau virtuels et vous faire une idée de l’expérience et des compétences des travailleurs à distance que nous pouvons vous proposer et qui correspondent exactement à vos besoins.

Travaillez avec notre responsable de la réussite du projet  Nous ne sommes pas le genre d’entreprise à vous demander de faire appel à nous et de tout vous laisser faite . Nous savons que l’embauche virtuelle peut être une nouvelle expérience pour vous, c’est pourquoi nous vous mettrons en relation avec un responsable client qui pourra vous guider dans vos démarches.

Embauchez votre gestionnaire de bureau virtuel. Travailler avec le responsable  client signifie que vous serez en mesure de valider les candidats qui vous seront proposés pour votre poste. Essayez de trouver un alignement entre les compétences et l’expérience des candidats et vos propres besoins. N’oubliez pas que vous embauchez quelqu’un pour votre entreprise et vos besoins spécifiques. Vous pouvez consulter le responsable  client pour vous assurer que vous avez le  candidat qu’il vous faut et qui a des liens avec la culture de votre entreprise.

Intégrez votre nouveau gestionnaire de bureau virtuel. Vous vous souviendrez que les entreprises ayant un processus d’intégration formel ont tendance à mieux fonctionner avec ces nouvelles recrues que celles ayant un processus informel. Donnez à votre responsable de bureau virtuel tous les avantages possibles lors de sa transition vers votre équipe. C’est ensuite à eux de vous montrer à quel point ils peuvent gérer votre bureau, même en travaillant à domicile.

Le processus global se terminera lorsque vous aurez un gestionnaire de bureau virtuel en qui vous aurez confiance et qu’il s’adaptera lentement à votre façon de faire les choses. Ils peuvent même être en mesure de vous aider dans des tâches dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin et ils peuvent vous consulter sur les moyens de rationaliser divers aspects de votre bureau qui étaient inefficaces auparavant.

Alors prêt à déléguer vos tâches chronophages à un Office Manager externe en vos bureaux ou à distance ?

Contactez nous et réservez un appel gratuit !