Optimisation du temps des dirigeants : 10 Astuces Pour Gagner 2h Par Jour

Nous courrons de plus en plus après le temps.

Et c’est encore plus vrai pour les entrepreneurs.

Le temps nous manque de plus en plus. 

La course contre la montre semble être le sport national des entrepreneurs.

Avec une montagne de responsabilités, tant professionnelles que personnelles, chaque minute de la journée compte.

Alors, comment optimiser ce temps précieux?

 

Le problème, c’est que ça ne s’arrête pas au monde du travail.

Une fois le bureau quitté, il faut encore  traiter toutes les urgences et les tâches familiales et personnelles …ce qui n’est pas simple non plus .

Bon, pour ce qui est de gagner du temps en dehors de votre lieu de travail, j’aurais tendance à vous dire de profiter, profiter, et encore profiter et il y a des techniques pour cela.

Aujourd’hui, nous nous consacrons à ce que vous pouvez mettre en place pour gagner du temps PENDANT votre journée de travail.

L’idée n’est bien sûr pas de gagner 3h d’un seul coup.

Non.

Ça n’est pas magique.

Mais vous connaissez le dicton, les petites rivières font les grands fleuves.

Cet article vous propose 10 astuces testées et approuvées pour récupérer jusqu’à deux heures par jour, vous permettant ainsi de respirer un peu dans ce tourbillon qu’est la vie d’entrepreneur.

 

1. Planifier Le Soir Votre Journée Du Lendemain

Planifier sa journée la veille permet de se lancer dès le réveil avec une vision claire des objectifs à atteindre.

Ce moment de préparation est crucial pour établir une feuille de route qui optimisera votre productivité.

il est très important que vous preniez 15 minutes, avant de quitter le bureau le soir, pour préparer votre journée du lendemain.

Au-delà du temps de “perdu”, adopter cette habitude va vous apporter deux choses :

• Cela permet tout d’abord de vous sortir de la tête vos préoccupations professionnelles et vous allez ainsi mieux profiter de la soirée.
• Le deuxième effet kiss-cool, c’est qu’en arrivant le matin, vous savez précisément ce que vous allez faire de votre journée.  Pas besoin de tergiverser ni de papillonner d’une tâche à l’autre au gré des demandes

 

Astuce : utilisez des applications de gestion de tâches pour ne rien oublier et restez flexible pour ajuster le tir en cas d’imprévus.

2. Prioriser, Regrouper Les Tâches Similaires

La priorisation est la clé pour ne pas se perdre dans le flot incessant des tâches. Identifiez les activités à haute valeur ajoutée et attaquez-vous-y en premier.

Le regroupement des tâches similaires, quant à lui, réduit les temps de transition entre différentes activités et améliore la concentration.

Tant qu’à lister vos tâches du lendemain, appliquez-vous en même temps à les classer, à les prioriser, et à regrouper les tâches similaires.

Nous verrons dans le point 3 dans quel ordre traiter les tâches prioritaires, mais il est primordial que vous puissiez classer les tâches en fonction de leur urgence, et de leur importance.

Pour ça, vous pouvez recopier et remplir le tableau suivante :

Tâches urgentes et importantes

Tâches urgentes et peu importantes

Tâches peu urgentes et importantes

Tâches ni urgentes, ni importantes

L ’idée, c’est de conserver l’énergie spécifique nécessaire à l’établissement d’une tâche, pour traiter les autres tâches qui demandent la même énergie.

Si vous répondez à un mail, puis passez un appel à un client, puis préparez une commande, puis répondez à un nouveau mail, il faut à chaque tâche vous reconcentrer.

3. Gérer Les Tâches Dans Le Bon Ordre

L’ordre dans lequel vous exécutez vos tâches peut significativement affecter votre efficacité.

Commencez par les plus exigeantes lorsque votre énergie est à son maximum, généralement en début de journée.

Laissez les tâches plus légères pour les moments où votre concentration commence à faiblir.

En d’autres termes, est-ce que vous la trouvez agréable ou pas.

Une fois que toutes vos tâches sont cataloguées urgentes ou pas, importantes ou pas et agréables ou pas, vous pouvez les ordonner.

La meilleure méthode est de toujours commencer par les tâches que vous trouvez le moins agréable.

En procédant ainsi, non seulement vous éliminez ces tâches avec la meilleure énergie, mais en plus, cela va vous apporter un sentiment de satisfaction.

 

4. Se Concentrer Sur Une Tâche À La Fois

Le multitâche est un mythe.

Se concentrer sur une seule tâche à la fois augmente non seulement la qualité de votre travail, mais aussi votre efficacité.

Fermez les onglets non nécessaires sur votre ordinateur et mettez votre téléphone en mode silencieux pour éviter les interruptions.

Je sais que ce n’est pas évident, encore plus pour un chef d’entreprise, mais il faut vraiment, dans la mesure du possible, essayer de réaliser une tâche après l’autre.

On a tendance, de nos jours, à croire qu’efficacité rime avec multitâche.

Mais en fait, c’est tout le contraire.

Plus vous allez faire de choses en même temps, moins vous serez concentré, et moins vous serez efficace.

Et qui dit perte d’efficacité dit perte de temps.

5.Déléguer, Oser Dire Non et externaliser les tâches chronophages non essentielles

 

Pour optimiser le temps gagné avec les 4 étapes ci-dessus, il est temps de passer à autre chose

Deux choses en fait.

Tout d’abord, quand c’est possible, n’hésitez pas à déléguer.

Apprendre à déléguer est essentiel pour tout entrepreneur qui souhaite gagner du temps.

Déléguer ne veut pas dire vous décharger totalement du dossier et perdre le contrôle.

Pas la peine de mentir, je sais que c’est une grosse préoccupation pour vous.

Par exemple, les tâches que vous avez définies comme non urgentes et non importantes, posez-vous la question de savoir si elles sont vraiment nécessaires.

Vous vous apercevrez qu’en général, vous pouvez les écarter pour vous focaliser sur des tâches plus vitales pour votre activité.

Identifiez les tâches que d’autres peuvent faire pour vous et confiez-les;

Idéalement n’hésitez pas à externaliser les tâches chronophages à des spécialistes ( freelance ou externes).

Deuxième chose, si vous ne pouvez ou ne voulez pas déléguer, n’hésitez pas à dire “non”.

Les heures passent vite dans une journée.

Choisissez vos combats.

Tous ne valent pas la peine de se battre.

osez dire non à des demandes ou des projets qui ne s’alignent pas avec vos priorités actuelles.

 

6. Se Déconnecter Pendant Une Tâche

La concentration est cruciale pour l’efficacité.

Se déconnecter des réseaux sociaux et des notifications pendant que vous travaillez sur une tâche peut vous faire gagner un temps précieux.

Envisagez des plages horaires sans distraction pour des tâches nécessitant une attention particulière.

Les réseaux sociaux, les informations, les mails, les appels, notre cerveau est de plus en plus sollicité.

Comment voulez-vous vous concentrer correctement sur une tâche, qui peut être complexe et nécessiter tout votre esprit, si vous êtes constamment interrompu ?

Ne répondez pas, c’est impossible.

Ce que je vous préconise, c’est, encore une fois quand c’est possible, de vous libérer des créneaux pendant lesquels vous ne pourrez pas être dérangé.

Pas besoin que cela dure toute la journée, mais pendant 1h, peut-être 2h, rendez-vous inaccessible pour réaliser au mieux une tâche que vous aurez définie à l’avance.

Éteignez votre téléphone, fermez votre boite mail ou votre ordinateur, enfermez-vous dans votre bureau.

Bien sûr, pour que cela fonctionne correctement, n’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs.

 

7. Éloigner Les Distractions Mais Faire Des Pauses

Bien que s’éloigner des distractions soit vital, il est tout aussi important de s’accorder des pauses.

Ces moments de répit permettent à votre esprit de se reposer et augmentent votre productivité sur le long terme.

Les récompenses après avoir accompli une tâche peuvent également servir de motivation.

Quand je parle d’éloigner les distractions, je parle de toutes les distractions.

Cela peut être les interruptions dues aux mails, aux appels, ou aux demandes de vos collaborateurs

si vous êtes en télé-travail les distractions ne manquent pas ..;

Mais nous avons tous nos faiblesses, et ces distractions, notre cerveau peut les rechercher activement.

Vidéos, musiques, télévision, réseaux sociaux, jeux en ligne, tous ces éléments peuvent éventuellement desservir votre concentration.

D’où l’intérêt de se déconnecter comme nous avons pu le voir.

Mais vous pouvez également vous en servir pour gagner du temps.

L’idée est ici de faire une pause entre chaque tâche (ou chaque ensemble de tâche) que vous terminerez.

Par exemple, une pause de 10 minutes après 1h d’intense concentration sur un projet spécifique vous permet de retrouver une nouvelle énergie pour attaquer la tâche suivante.

Pourquoi donc ne pas profiter de ce temps de pause pour vous accorder une petite récompense sous la forme d’une “distraction” qui, dans ce cadre, sert votre productivité ?

 

8. Avoir Un Espace De Travail Rangé, Organisé, Ergonomique

Un espace de travail organisé et ergonomique favorise une meilleure concentration et réduit le stress.

Investissez dans un bon fauteuil, un bureau à la bonne hauteur, et gardez votre espace de travail dégagé pour faciliter vos mouvements et vos recherches.

Travailler dans un environnement organisé ne peut qu’être bénéfique pour votre productivité.

Et vous l’avez compris : gain de productivité = gain de temps.

Si vous passez votre temps à chercher vos affaires, vos dossiers, vous perdez du temps.

Si chaque chose est à sa place, non seulement vous travaillez plus rapidement, mais en plus vous serez emprunt d’une nouvelle énergie.

 

9. Utiliser Les Outils Informatiques Et L’IA À Bon Escient

Les outils informatiques et l’intelligence artificielle peuvent être de précieux alliés dans l’optimisation de votre temps.

Des logiciels de gestion de projet aux assistants virtuels, l’utilisation judicieuse de ces technologies peut simplifier votre organisation et automatiser des tâches répétitives.

Que ce soit des applications pour vous organiser, organiser vos projets, organiser vos équipes, des logiciels pour faciliter votre travail de bureautique, gérer votre agenda, vos mots de passe, des raccourcis clavier à connaître.

Mais attention à la sur- optimisation surtout si l’informatique n’est pas votre fort.

Vous risquez de vous perdre parmi toute l’offre existante, censée vous faciliter la vie, mais qui aura vite fait de vous faire sombrer dans l’incertitude si vous n’y prenez pas garde.

 

10 Être À L’Écoute De Votre Rythme

Finalement, écoutez votre corps et soyez attentif à vos propres rythmes de travail.

Certains sont plus productifs le matin, d’autres le soir.

Ajustez votre emploi du temps pour tirer parti de ces pics d’énergie naturels et ne forcez pas contre votre horloge biologique.

Écoutez-vous.

Certains sont du matin, d’autres de l’après-midi.

Certains aiment se lever à 4h du matin, d’autres préfèrent travailler jusqu’à 2h.

N’allez pas à l’encontre de vos capacités.

C’est vrai qu’en France, il est assez mal compris de travailler en horaires décalés, mais essayez de passer outre, du mieux que vous pouvez.

Après tout, vous êtes aux commandes.

C’est vous qui décidez.

 

Conclusion

Gagner deux heures par jour dans la vie d’un entrepreneur est plus qu’une simple question d’organisation; c’est une philosophie de vie qui allie discipline, connaissance de soi et utilisation judicieuse des outils à disposition.

En appliquant ces 10 astuces, vous pourrez non seulement récupérer du temps précieux, mais également améliorer votre bien-être général et votre efficacité au travail.

Adopter ces stratégies nécessite de l’engagement et de la constance, mais les bénéfices sur le long terme sont inestimables.

Vous vous sentirez moins submergé, plus en contrôle de votre emploi du temps et, surtout, vous aurez plus de moments à consacrer à ce qui compte réellement pour vous, tant sur le plan professionnel que personnel.

Réfléchissez à votre routine actuelle et identifiez les points où ces conseils pourraient être intégrés.

Peut-être commencez-vous par en appliquer quelques-uns et ajustez au fil du temps.

L’important est de progresser vers une gestion du temps qui soutient vos objectifs d’entrepreneur tout en préservant votre santé et votre bien-être.

N’oubliez pas que le temps est votre ressource la plus précieuse.

En le gérant avec sagesse et en mettant en place des stratégies efficaces pour optimiser chaque journée, vous ne gagnerez pas seulement deux heures supplémentaires;

vous enrichirez également votre vie d’une manière profonde et durable.

Si vous souhaitez déléguer des tâches à des externes et encore gagner du temps pour trouver la personne qu’il vous faut, où et quand il vous la faut, contactez -nous c’est notre spécialité !