Plateforme d’assistance administrative freelance : la solution pour se concentrer sur son cœur d’activité
Nous allons vous expliquer comment l’externalisation de vos tâches administratives via une plateforme d’aide administrative freelance experts dans leur domaine peut vous permettre de reprendre la main sur votre cœur d’activité.
Votre entreprise connaît quelques difficultés actuellement et vous cherchez à optimiser son organisation ?
Alors, vous êtes au bon endroit pour trouver une solution.
À l’issue de cet article, vous serez en mesure de :
- Comprendre comment fonctionne une plateforme d’aide administrative freelance .
- Identifier les domaines d’activé qu’un assistant administratif peut couvrir.
- Reconnaître les signes indiquant que vous rencontrez un fort besoin d’externalisation de vos tâches administratives.
- Choisir le meilleur réseau d’aides administratifs ( freelance) pour votre entreprise !
Comment fonctionne une plateforme d’aide administrative freelance ?
Une plateforme d’aide administrative freelance est un réseau de partenaires freelances qui peut permettre à une PME ou une TPE ou tout type d’organisation de déléguer de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée ou des fonctions de support qui sortent du cœur de votre métier.
Comment fonctionne-t-elle ?
C’est simple.
Ces plateformes, accessibles via un ordinateur ou depuis votre smartphone, vous permettent de faire coïncider votre besoin avec l’expertise d’un freelance administratif.
Elle gère ensuite la mise en relation entre les deux parties.
À la suite de votre prise de contact, vous êtes rappelé sous quelques jours, voire quelques heures, pour une première mise au point.
Lors de ce diagnostic, un consultant vous explique le fonctionnement de la plateforme.
Puis, à vous la parole !
Votre conseiller voudra connaître les besoins précis de votre société pour définir avec précision la prestation d’externalisation qu’il vous faut.
Une aide administrative freelance sera rapidement déployé pour exécuter la mission confiée.
Pour cela :
- Il peut venir directement sur place dans vos locaux.
- Ou traiter votre gestion administrative, rh ou commerciale à distance, depuis son domicile.
- Le télétravail vous permet de ne pas avoir à gérer une présence supplémentaire au sein de votre entreprise.
- Une formule hybride partageant le temps entre présentiel et distanciel est très souvent choisie.
Qui sont les freelances administratifs ?
Ce sont des professionnels indépendants spécialisés dans les tâches administratives et de gestion. Ils offrent leurs services aux entreprises de toutes tailles, notamment aux PME et aux TPE, pour les aider à externaliser leurs activités administratives et se concentrer sur leur cœur d’activité.
Ces freelances administratifs sont souvent des experts dans leur domaine. Ils possèdent une solide expérience professionnelle et une connaissance approfondie des problématiques rencontrées par les entreprises !
Les domaines d’activité et les missions couverts par un freelance administratif
Un freelance administratif peut couvrir une large gamme de domaines d’activité. Il s’occupe de la gestion comptable, des travaux administratifs divers, de la facturation et des relances, des campagnes de recrutement…
En cas d’impayés, le freelance administratif prend les mesures nécessaires pour récupérer les paiements. Cela peut inclure l’envoi de rappels, la négociation de plans de paiement, voire le recours à des procédures de recouvrement si nécessaire.
Il peut aussi gérer la prise en charge de la messagerie électronique ou du standard téléphonique.
Vous pouvez lui demander de :
- mettre en place des outils numériques efficaces,
- réorganiser des processus de gestion inefficaces,
- mettre à jour votre portefeuille client,
- archiver vos documents et pièces comptables,
- créer des bases de données
- produire des reportings sur l’état de votre activité,
- et bien plus encore…
Un freelance administratif est en mesure d’apporter son expertise dans de nombreux aspects de la gestion d’une entreprise.
Pour des fonctions et des tâches plus complexes une solution d’Office Management ( incluant des services de réception de manière optionnelle ) sont aussi possibles.
Quels sont le statut et les compétences d’un freelance administratif ?
En tant que travailleur indépendant, un freelance administratif jouit d’une grande flexibilité dans son activité.
Ce statut d’indépendant lui permet de travailler pour plusieurs entreprises simultanément.
Pour exercer son métier, le freelance administratif doit posséder une large gamme de compétences, allant de la maîtrise des outils et logiciels de gestion à la connaissance des aspects juridiques et réglementaires en matière d’administration.
Il doit faire preuve d’organisation, de rigueur et de professionnalisme pour fournir un service de qualité à ses clients en toutes circonstances.
En quoi un freelance administratif répond-il efficacement aux besoins des PME ?
Fort de son expérience professionnelle, habitué aux problématiques rencontrées par les entreprises , un freelances administratif est capable de s’adapter très rapidement aux besoins et au contexte de votre entreprise.
La phase d’onboarding s’en retrouve facilitée.
1. Une assistance clientèle dédiée
Si vous faites appel à un freelance administratif via une plateforme de prestataires freelances, vous aurez l’avantage de bénéficier d’une assistance particulière.
Dès le démarrage et tout au long de la mission, celle-ci vous suit et s’assure de votre entière satisfaction.
- Une question sur votre assistant freelance administratif ?
- Un détail à régler ?
- Des vacances à anticiper ?
- Un point sur votre facture ?
Votre assistant clientèle dédié Protexys Services est disponible 5 jours sur 7 et à votre écoute.
2. Votre freelance administratif intervient à la demande
La prestation peut être adaptée à votre situation et en fonction de votre flux d’activité.
En cas d’accroissement ou de baisse de régime de votre activité, il est possible de moduler les heures prestées par votre aide administrative freelance.
Cet avantage est particulièrement intéressant pour les sociétés ayant un rythme cyclique, ou pour les organismes de formation , les experts-comptables, les associations…
Ce qu’il faut savoir avant de contacter un freelance administratif via une plateforme de freelancing
Une plateforme freelance administrative doit pouvoir répondre aux exigences de ses clients de manière transparente.
Vous devez donc avoir la garantie que les heures uniquement travaillées et déclarées seront facturées.
La déclaration des heures productives doit se faire sur un portail de suivi des prestations en temps réel.
Essayez de savoir à l’avance si la gestion de vos tâches administratives peut se faire à temps partiel, et pas uniquement à temps plein.
À quoi sert une plateforme d’assistance administrative freelance ?
- Travaux administratifs divers,
- Facturation et relances des impayés,
- Campagnes de recrutement,
- Prise en charge de votre messagerie électronique ou de votre standard téléphonique,
- Mise en place d’outils digitaux et de solutions IA adaptées et efficaces,
- Réorganisation de vos process de gestion,
- Mise à jour de votre portefeuille client,
- Archivage et création de bases de données,
- Gestion comptable,
Une plateforme freelance administrative permet de répondre à de nombreux besoins, aussi bien communs que propres à chaque société.
Elle permet en outre de ne pas avoir à créer de nouveaux postes en CDI ou CDD .
Une décision pouvant alourdir les coûts lorsque l’on ne rencontre pas de besoins d’externalisation permanents.
Plus fiable et plus flexible que l’intérim, l’externalisation de votre gestion administrative par un freelance administratif ne signifie pas que vous aurez affaire à un collaborateur différent pour chaque mission.
Il est même tout à fait possible de confier votre secrétariat, ou votre pré comptabilité, à un partenaire de confiance attitré amené à travailler régulièrement pour votre entreprise.
Il est d’ailleurs parfaitement normal de souhaiter poursuivre une collaboration lorsque celle-ci se déroule dans les meilleures conditions souhaitables pour une entreprise.
Une relation de proximité et de confiance avant tout !
En réalité, il existe une plus grande proximité entre une entreprise et un réseau de freelance qu’entre une agence d’intérim et ses clients.
Cela s’explique par la dimension humaine que souhaitent préserver ces plateformes de freelances administratifs dans le cadre de leurs échanges avec les entreprises clientes.
Et pour preuve !
- Vous disposez d’interlocuteurs permanents,
- Vous êtes en relation avec la gestionnaire des opérations,
- Les freelances administratifs sont joignables par téléphone ou par mail en cas d’urgence !
En préférant faire appel à des intérimaires, sachez que vous n’aurez pas forcément accès à ce type d’information, en dehors des profils créés sur les réseaux sociaux et qui ne reflètent pas toujours la réalité professionnelle.
Qui peut avoir besoin d’un freelance administratif ?
Absolument tout dirigeant d’entreprise désireux de se rendre disponible pour sa société !
Au sens large, il peut s’agir d’un patron de PME, mais aussi de TPE.
Le recours à une plateforme freelance administrative peut également permettre à de nombreuses professions libérales de se consacrer à des projets davantage en lien avec le cœur de leur activité.
Les entrepreneurs individuels comme les artisans ou commerçants peuvent également avoir besoin d’externaliser la gestion de tâches chronophages en requérant l’aide d’un freelance administratif.
Quelle que soit votre situation, et dès lors que le développement de votre activité s’avère freiné par une charge de travail administratif trop importante, vous devriez envisager de traiter le problème à la source.
Déléguer une part du travail à effectuer à un freelance administratif permet :
- de revoir ses priorités en hiérarchisant les tâches et missions de manière intelligente,
- de se rendre disponible pour ses équipes, ses clients, ses fournisseurs, ses différents partenaires…
- de focuser sur la croissance de son entreprise et l’acquisition de leviers performants,
- de diminuer sa charge mentale et limiter le risque de burn-out,
- de réduire les coûts VS un recrutement en CDI,
- de gagner en flexibilité et en efficacité,
- d’être mieux organisé et par conséquent, plus productif !
Quelle plateforme freelance administrative choisir ?
Le choix est vaste et décider de la meilleure plateforme freelance administrative – ou du meilleur freelance – n’est pas toujours une tâche facile.
Davantage orientée sur des prestations courtes, il vous faudra parfois prendre le temps de tester plusieurs freelances avant de trouver un profil compétent pour gérer des missions complexes.
Ce type de plateforme est adapté :
- si vous souhaitez obtenir le compte rendu rapide d’une réunion à moindre coût,
- si vous envisagez la création d’une petite vidéo pour votre blog,
- si vous désirez mettre en avant un événement imminent par la création de visuels simples.
En d’autres termes, si vos besoins sont plus complexes, mieux vaut vous orienter vers des plateformes spécialisées dans la gestion de projets et de missions RH, commerciales, administratives, comptables…
Et expertes dans la sélection de profils aguerris.
En bref
- Vous savez maintenant ce qu’est une plateforme de freelances administrative et comment cela fonctionne. Si vous avez pris connaissance de notre article comparatif, vous êtes également en mesure d’identifier laquelle est à même de vous convenir.
- Pour l’externalisation de vos tâches administratives, RH ou commerciales, contactez un consultant PROTEXYS SERVICES
- . Nous étudions vos besoins et permettons à votre entreprise de gagner en sérénité et efficacité.
