Comment faire passer l’office manager de couteau suisse bienveillant à super héros de votre organisation ?

S’il y a bien une fonction dont on parle trop peu c’est celle d’Office Manager.

C’est pourtant une position clé de coordination des activités de support au bon fonctionnement de l’entreprise :

elle orchestre le quotidien des équipes et met de l’huile dans les rouages
elle sert d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs d’une part; entre la direction générale et le personnel d’autre part

Que ce soit pour exécuter des tâches administratives, de support RH ou d’organisation.

Pour animer la vie de l’entreprise( évènement, team building, fête, visiteurs) ou piloter les services d’hospitality et de facilty management , L’Office Manager est souvent chargé de mettre en place des procédures.

Etre appelé à faire force de propositions pour améliorer les aspects de culture d’entreprise, (QVT, RSE)

Pourtant ce métier est à un tournant suite aux nouveaux modes d’organisation et du travail hybride !

Parce que les besoins des entreprises et de leurs collaborateurs évoluent ( flexibilité, équilibre de vie, nouvelles générations …), la fonction se décline de plus en plus en une multitude de casquettes différentes : Happyness officer, Responsable des Services Généraux, Business Coach

Tout cela génère des difficultés d’adaptation, de réaction adéquate aux situations urgentes imprévues, et donc peut être une source de stress.

Le risque consiste à proposer des solutions non adaptées aux besoins des collaborateurs ou qui seront refusées par la direction

Par voie de conséquences, que ce soient pour des raisons agiles ou budgétaires de plus en plus d’organisation font aussi appel à des freelances.

Cette solution peut leur permettre de gagner en efficacité, flexibilité et expertise tout en minimisant les coûts

Quoiqu’il en soit et que soit le statut choisi, l’Office Manager doit mener un travail permanent de veille sur les tendances et nouveaux outils digitaux

Il sera en charge de tester les innovations et les proposer aux entreprises, de former et convaincre les collaborateurs à leur utilisation.

 

 

La réussite passe par 3 étapes :

• Réaliser un diagnostic et bien comprendre les besoins
• Proposer des solutions rapides et efficaces pour y répondre
•  Activer les solutions en un temps minimum mais avec un impact maximum

La digitalisation des services permet de gagner du temps et l’efficacité ,mais l’Humain doit rester au centre des attentions pour faire passer l’assistant de couteau-suisse à super héro du quotidien des collaborateurs.

Si vous êtes à la recherche d’un outil qui peut vous y aider ou d’un accompagnement sur mesure le recours à une plateforme collaborative qui concentre tous les services utilisés par les OM et les collaborateurs en un seul point et pour rendre l’expérience collaborateur unique  reste une solution qui peut vous apporter énormément d’avantages.

Ce que doit être et faire un ” office manager”? 

Etre polyvalent

Au quotidien , il s’agit d’être le support de toutes les équipes.

Faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, aient le matériel adéquat et les informations nécessaires.

C’est pourquoi disposer d’une grande capacité d’adaptation et de souplesse, c’est la base :

pouvoir répondre à toutes les questions des collaborateurs que ce soit pour la finance, les ressources humaines, les services généraux, l’événementiel et le management.

i doit être au contact de tout le monde , le relais entre les employés et les managers. »

Bien connaître et être en phase avec l’entreprise qu’il assiste

Cela peut paraître évident, mais plus que pour n’importe quelle profession, il faut choisir une société qui correspond à son caractère, ses valeurs mais aussi à sa façon de voir la vie et ses activités culturelles pour exceller dans ce métier

Il faut vraiment être impliqué dans le projet de l’entreprise pour réussir et c’est le cas aussi pour un office manager externe, il doit avoir les capacités d’écoute, de consultance et aura une vue holistique et transversale externe de l’entreprise qu’il ou elle accompagne au quotidien.

Être débrouillard, réactif, dynamique

Il faut être prêt à délester le responsable d’un poids, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de la boîte et la bonne diffusion des informations.

Plus concrètement, il s’agit de gérer les éventuels problèmes avec le plus de réactivité et de bon sens possible.

Pour cela rien de tel que d’avoir du bon sens et  savoir prendre des initiatives, le fait de pouvoir compter sur un outil multiservices comme la plateforme une conciegerie digitale est un gain de temps et permet une efficacité  accrue en terme de réactivité

Au quotidien, il faut lire entre les lignes et anticiper les besoins : pour organiser des afterworks,  des ateliers, des team buildings ou des formations

Entre les arrivées des uns et des autres, trouver un lieu central pour toutes les équipes et des activités qui plaisent à tous, prévoir le catering,…

Cela se rapproche de l’événementiel et un bon carnet d’adresses de fournisseurs fiables est un atout. A ce niveau également la plateforme Quality2Life peut faire gagner du temps et faire la différence.

Apprendre tous les jours

Être Office Manager, c’est un métier motivant : des responsabilités, des missions diverses, un environnement de travail agréable, souvent dans une entreprise dynamique et en expansion.

Mais surtout, un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas, ce qui est très formateur.

La gestion des services généraux est aussi très importante

Si vous travaillez pour une société en croissance forcément l’organisation se complexifie c’est surtout le cas des starts up qui n’ont pas encore de service structuré de ressources humaines.

 Or, par peur de déranger ou d’agacer, on peut facilement se renfermer sur soi.   même hors des bureaux , l’utilisation d’outils comme SLACK ou Teams , ebloom ou Quality2life peut vous aider.

Ce qu’un office manager ne doit pas être et ne doit pas faire

se laisser déborder

Cela nécessite un bon sens de l’organisation et pouvoir  différencier les “petites” tâches des “gros projets” et les dispatcher sur des plages horaires bien distinctes.

Placer les tâches créatives et les tâches plus administratives à des moments propices ou trouver les  bons compromis entre celles à faire les jours de présentiel et de télétravail.

Prendre les critiques pour soi

Au centre de la vie quotidienne de l’entreprise, l’Office Manager peut facilement avoirdu mal à prendre du recul et avoir tendance à prendre les choses trop à coeur. Pourtant, il doit toujours faire preuve de neutralité et d’optimisme. «

. Pourtant, il doit toujours faire preuve de neutralité et d’optimisme.  Il est avant tout un communiquant

L’Office Manager se doit de communiquer les bons messages, positifs.

Ne pas prendre personnellement les critiques, en revanche chercher  toujours des solutions. »

Afficher sa mauvaise humeur

Le poste d’Office Manager est éprouvant, occasionné par un rythme et une charge de travail souvent intenses.

Or, il est le garant de la convivialité au bureau,  la mauvaise ambiance ça se transmet très facilement.

Et quand ça se gangrène, il n’y a rien de pire dans une entreprise

La solution : la communication encore une fois  ! »

Être bienveillant et à l’écoute mais pas maternant  pour autant

Le juste milieu est souvent difficile à trouver entre le rôle “flic” et de “confident”.

Avoir une intelligence émotionnelle ou sociale et des bases de management est donc un prérequis important pour réussir dans ce métier

En tant qu’Office Manager, on est parfois amené à être la personne qui gronde un peu quand il y a des bêtises de faites mais il faut rester le plus neutre possible.

Quand des choses ne vont pas, il faut savoir le dire en y mettant les formes. C’est un vrai travail de management.

Avancer sans consulter les équipes

Avancer tête baissée sans prendre la température des équipes est une erreur courante qui coûte cher, en temps et en argent.

Il vaut mieux prendre le temps de se réunir et de solliciter un par un les collaborateurs pour avancer, ensemble, dans la même direction et éviter au maximum les marches arrières.

C’est aussi un moyen d’impliquer et responsabiliser les équipes, tout en les valorisant en tant qu’individus

Les sonder pour connaître leur ressentis et ce qui les motive est important. Le feedback est essentiel pour cette fonction si on veut obtenir du résultat.

Pour travailler en bonne intelligence collective , les équipes ont besoin d’un cadre clair et d’une confiance partagée.