L’externalisation de services demeure un excellent moyen pour réduire ses coûts de fonctionnement et disposer d’une expertise professionnelle qualitative.

Au même titre que l’externalisation du “facility management” , cette solution est idéale pour améliorer la qualité de vie au travail, sa marque employeur  et se concentrer sur le cœur de son activité.

Dès lors, quels sont les principaux domaines encadrés par ce type de prestations ?

 Pour quels services internes peut-on faire appel à un professionnel externe ?

Si vous souhaitez connaître la réponse cet article est fait pour vous !

Confier des activités “annexes” de son entreprise

Opter pour l’externalisation de services revient à déléguer les tâches et fonctions qui n’entrent pas directement en ligne de compte dans l’activité principale de son entreprise.

 À titre d’exemple, il peut s’agir de nettoyage de vos locaux ou de l’entretien de vos extérieurs . De la surveillance et gardiennage de vos installations.

 Ces prestations interviennent aussi bien pour des besoins récurrent que pour une demande ponctuelle.

Croissance de l’activité, personnel absent, développement d’un produit ou spécialisation sur un nouveau marché ou d’une nouvelle activité

Nous ne disposons pas nécessairement des ressources internes permettant d’exécuter les besoins existants.

Faire appel à un expert en dehors de son cadre de travail permet de profiter de compétences particulières tout en préservant sa souplesse et sa réactivité.

Cela permet surtout de gager beaucoup de temps donc d’argent et d’améliorer la performance globale de l’entreprise.

A condition de trouver la perle rare et le prestataire qui va vous fournir un service de qualité à un prix adapté.

Les principaux pôles d’externalisation de services

Externaliser ses services est également essentiel pour améliorer l’organisation de sa société.

Cela passe notamment par des domaines spécifiques :

• La gestion administrative et financière ;
• La prise en charge des achats facilitaires
  
• Les services dédiés à l’accueil et à la surveillance de sites ou d’évènements tels que la conciergerie d’entreprise ;
• l’animation et la qualité de vie au travail ( office management )
  
• L’entretien du matériel et des équipements, comme la maintenance  ;
• La mise à disposition d’employés qualifiés ( juridique, digital, communication , rh )  par le biais d’une recherche rigoureuse de profils…
•  

Chaque prestation vise ainsi à répondre à des besoins propres qui, pris dans leur ensemble, peuvent monopoliser la main-d’œuvre.

Les services externalisés varient selon les besoins de chaque entreprise. Cependant, certains services sont nettement plus recherchés que d’autres, car malgré les différences des domaines d’activités, les besoins fondamentaux d’une entreprise sont sensiblement similaires.

 

 Les services les plus externalisés dans le monde sont les suivants :

• Assistance digitale et communication pour le domaine du marketing et la fidélisation client
• Assistance virtuelle : office manager et secrétariat – pour les tâches administratives et les opérations organisationnelles en interne
• Recrutement et ressources humaines
• Facilty management ( services de nettoyage, gardiennage, maintenance,..)
  
• Ingénieur IT – parce que ce domaine l est devenu un indispensable dans le fonctionnement de l’entreprise
• Qualité de vie au travail et organisation d’événements pour doper votre marque employeur et attirer les talents

Des enjeux et un impact pour tout type d’ activité professionnelle et de toute taille

À des degrés divers, tout secteur d’activité est donc concerné par l’externalisation de services.

Qui plus est la difficulté d’attirer les talents et de trouver du personnel pose des problèmes de plus en plus important aux entreprises.

Des formations au recrutement définitif, sans oublier la possibilité du travail temporaire, il existe de nombreuses alternatives pour développer et pérenniser son activité professionnelle.

Pourquoi ne pas opter pour une solution alternative : une agence spécialisée en externalisation qui combine l’humain et le digital ?  Plus flexible que l’engagement interne, moins cher que l’intérim et plus fiable que la

sous traitance directe ( plateforme de freelance)  !

 L’amélioration des prestations et de la qualité des produits finis est également un des grands enjeux de l’externalisation de services.

Avantages de l’externalisation des services

Si l’externalisation de services connait une telle popularité depuis des années, les avantages sont multiples.

D’autant plus que concernant « le monde d’après » le coronavirus, avec l’essor du télétravail, la guerre des talents et la crise

 énergétique, les entreprises peuvent sans doute réellement sentir la différence entre l’externalisation et l’embauche de salariés au quotidien.

Par ailleurs, vous avez besoin de vous constituer la meilleure équipe pour vous épauler pour développer votre entreprise ?

 Faites appel à une agence d’externalisation sérieuse comme Protexys Services et simplifier votre processus de commande , d’abonnements et de paiements via notre plateforme Quality2Life. 

Avantage n°1 : Se concentrer sur son cœur de métier

Comme il est déjà évoqué dans l’introduction, il est important que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier et améliorer la qualité de vos services principaux.

En déléguant les tâches chronophages et récurrentes, vous vous donnez l’opportunité de focaliser toute votre attention dans les activités à forte valeur ajoutée et déléguer à d’autres les tâches qui ne sont pas votre spécialité. Simplifiez-vous la vie ! 

Avantage n°2 : La Flexibilité et l’agilité 

Où que vous soyez dans le monde, vous pouvez contacter votre prestataire à tout instant par le simple biais des outils de communication que vous avez à votre disposition.

Vous n’êtes pas tenu de vous conformer au rythme des horaires 

de bureaux conventionnels, vous pouvez simplement suivre la cadence de votre travail sans pour autant perdre en productivité. Vous commandez ce qui est nécessaire, pas plus et le spécialiste qui va exécuter le travail ou la mission dont vous avez précisément besoin que ce soit pour une heure, un jour , un mois , une année … l

 

Avantage n°3 : les coûts

Lorsque vous externalisez , vous pouvez faire des économies considérables en termes de coût de prestation, vous ne payez que ce qui est fourni et dont vous avez besoins. Vous pouvez également demander un devis ou commander ( et payer) directement les prestations via une plateforme ultra agile qui vous permet d’économiser de l’argent et de profiter d’offres et de bons plans périodiques. 

De plus, vous n’êtes pas liés par un contrat de travail mais par une convention ou un bon de commande.

 

Avantage n°4 : la qualité des services

En parlant de coûts, l’une des garanties de l’optimisation de votre retour sur investissement est la qualité des services fournis, et cela, à cause de l’expertise du collaborateur virtuel.

Malheureusement, on rencontre parfois des prestataires à bas coûts qui fournissent des services de mauvaise qualité. Pourtant, la qualité est un enjeu tout aussi vital que le prix.  Nous sélectionnons pour vous la bonne personne, au bon endroit au bon moment.

Alors, bonne ou mauvaise idée ?

Dans certains cas, les entreprises repensent leur stratégie de gestion et décident de réinternaliser les services après de longues années d’externalisation.

 De nos jours, l’une des principales causes amenant les entreprises à arrêter d’externaliser leurs services est le manque de préparation

. Dans beaucoup de situations, soit l’entreprise a mal identifié les objectifs, ou n’a pas su trouver le bon prestataire et les bénéfices attendus n’ont pas été atteints. Une bonne préparation à l’externalisation s’impose :

• Évaluez les coûts et vos besoins. 
• Choisissez bien vos partenaires et les services que vous souhaitez externaliser en premier. 
• Planifiez un rendez-vous avec une agence tiers de confiance comme Protexys Services  

 

De nombreuses entreprises n’ont pas toujours le temps, ou les compétences suffisantes en interne pour suivre les contrats.

Elles ne doivent alors externaliser à un ou des sous-traitants que les fonctions qu’elles sont capables de maîtriser.

En outre, le suivi régulier des collaborations est vital pour réussir une campagne d’externalisation.

Il est impératif de suivre au quotidien le travail des prestataires.

En outre, voici les points d’attention pour bien commencer une collaboration externalisée  :

• Externaliser en ligne nécessite d’avoir une bonne connaissance des outils de collaboration à distance. Il faut pouvoir les utiliser de manière à améliorer la qualité de la collaboration. Cela ne doit pas constituer un frein pour votre développement.
• Un mauvais choix de prestataire peut coûter cher. Si vous venez à engager des prestataires manquant de compétence ou de fiabilité, vous pouvez perdre plus que vous ne le pensez : du temps, de l’argent, et peut-être de votre notoriété à cause d’un acte malveillant. Confiez votre recherche d’assistants à une agence qualifiée, confiez-la à un spécialiste qui vous assistera.

 

Par conséquent, il faut dire que l’externalisation des services d’entreprise est une option qui peut à la fois vous permettre de réaliser des économies et bénéficier de services de qualité , vous faire gagner du  temps, de l’argent et de la qualité de vie !

 Si vous prenez le temps de bien démarrer la collaboration avec le prestataire, en mettant en place un plan d’action structuré, en choisissant des outils sécurisés et surtout, en prenant soin d’étudier la fiabilité de votre collaborateur externe, ce sera bonus sur toute la ligne. 

Vous voulez vous garantir des services de qualité à un prix très compétitif ?

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ll suffit de nous contacter et nous pouvons vous dénicher l’assistant  compétent  ou le service adapté dont votre entreprise a besoin. Prenez contact avec nous ou directement sur via notre plateforme de conciergerie digitale Qualtity2life