7 bonnes raisons d’externaliser son office management
Déléguer à un prestataire de services externe spécialisé, certaines tâches de gestion administratives , de communication, d’office management, d’achats de services de ” facility”, d’accompagnement et de formations….
Pourquoi externaliser plutôt que de mobiliser des ressources humaines en interne ?
A condition de choisir un partenaire de confiance, ce modèle présente 3 avantages certains :
- un gain de temps considérable pour l’entreprise
- des économies à réaliser sur le plan financier.
- une flexibilité et une souplesse d’utilisation bien plus importante
Il faut ici considérer que si certaines fonctions sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise, elle ne sont pas figure d’enjeu majeur eu égard à son activité” cœur de métier”.
L’entreprise n’a donc pas un savoir-faire exceptionnel pour ces tâches récurrentes ou temporaires.
C’est notamment le cas de diverses activités administratives, d’hospitalité ou d’encadrements d’événements.
Pourtant, elles impactent tellement votre entreprise qu’il est impossible de les négliger et leur mise en œuvre peut être déléguée sans risque et avec des gains notables de valeur ajoutée à la clé à des professionnels dont c’est, par contre, le ” cœur de métier”
Découvrez 7 bonnes raisons d’externaliser vos activités administratives et …plein d’autres tâches” annexes”.
SOMMAIRE
- 1. Concentrez-vous sur votre cœur de métier- gagnez du temps
- 2. Devenez plus réactif et flexible
- 3. Gagnez en professionnalisme
- 4. Réduisez vos coûts
- 5. Travaillez avec un partenaire de confiance !
- 6. Combinez les solutions d’externalisation via un partenaire unique
- 7. Simplifiez-vous la vie et digitalisant les processus de commande
1. Concentrez-vous sur votre cœur de métier – Gagnez du temps !
Vous maîtrisez votre métier parce que vous avez été formé à cet effet, et parce que votre expérience vous a permis d’améliorer votre savoir-faire.
Cependant le développement d’un business mobilise des compétences métier annexes, et vos résultats en dépendent également.
Vous pourriez gérer tous les aspects administratifs de votre entreprise en interne, en distribuant les tâches au gré des départements.
Mais confier ces missions à des non-spécialistes présente des écueils : le manque de compétences augmente le risque d’erreur, le temps passé sur des tâches accessoires est un véritable manque à gagner.
– Vous avez tout intérêt à mobiliser vos collaborateurs sur leur cœur de métier – recherche de nouveaux clients, développements de nouvelles offres, stratégie différenciante de communication, développement de partenariats… Ces exemples d‘enjeux stratégiques vous font gagner en performance. Chaque service est spécialisé et expert dans son domaine, et utiliser leur temps focalisés sur leurs compétences natives représente la meilleure valeur ajoutée pour l’entreprise. Tout le temps qu’ils ne passent pas à gérer de l’administratif est autant d’opportunités de création de valeur et de gains.
– Débarrassez-vous des tâches à faible valeur ajoutée. Si elles sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise, les activités administratives comptent peu au moment de mesurer les résultats.
Au-delà de l’aspect performance, un aspect psychologique : gérer l’administratif compte parmi les tâches les plus fastidieuses et fait figure de contrainte lourde à la charge des équipes.
Déléguer des activités administratives est la meilleure solution en réponse à ces problématiques.
En externalisant, vous déchargez vos équipes : elles se concentrent sur leurs missions propres et fortement valorisables, elles vous sont reconnaissantes…
vous améliorez l’expérience au travail de vos équipes ce qui est un facteur de rétention et d’attraction des talents
2. Devenez plus réactif et flexible
Externaliser ses activités administrative et services généraux permet également d’être plus flexible et réactif.
Ce constat s’observe notamment au sein des entreprises à forte saisonnalité, et en règle générale pour toutes les entreprises qui connaissent un pic d’activité ponctuel et récurrent.
En faisant appel à un prestataire externe, en effet, l’entreprise peut moduler ses ressources en fonction de ses besoins.
Le tiers externe entre en jeu au moment des hautes saisons et des pics d’activité, sans que l’entreprise ait besoin de recruter des CDD pour ces occasions ponctuelles – soit autant de formalités d’embauche économisées.
Vous pouvez plus facilement remplacer une personne absente de manière temporaire ou sur une plus longue période sans devoir organiser un recrutement chronophage et coûteux.
La souplesse et la flexibilité du modèle outsourcing représentent ainsi des atouts au niveau organisationnel et sur le plan économique.
Sur le modèle traditionnel de gestion en interne, la personne en charge de l’administratif n’est pas toujours disponible à 100%.
Lorsque le dirigeant assure lui-même ces fonctions, l’accomplissement des tâches fluctue nécessairement au gré d’un planning déjà chargé.
Lorsqu’une personne est dédiée aux activités administratives, ses congés et autres absences sont autant de freins à la bonne gestion des formalités obligatoires.
L’externalisation dans ce contexte est le modèle le plus fiable pour assurer la continuité de la gestion administrative de l’entreprise : le prestataire tiers est extérieur aux aléas internes à l’entreprise.
3. Gagnez en qualité
Tout comme vous connaissez votre métier, votre prestataire connaît le sien c’est son activité professionnelle.
Parce que vous confiez votre gestion administrative à des professionnels spécialisés, vous profitez d’un niveau d’expertise supérieur.
Cet avis extérieur vous offre un œil nouveau sur la gestion de votre administratif, fournit des pistes utiles et met en œuvre les moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives.
Pour un gage de qualité supérieure, l’externalisation suppose de bien choisir son prestataire.
Privilégiez un partenaire dûment formé au métier et expérimenté, et veillez à ce qu’il dispose au sein de sa propre entreprise de services les moyens techniques et humains nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs.
Votre prestataire vous fait alors profiter d’une expertise dédiée, et de sa veille continue sur les derniers outils de gestion innovants et l’entrée en vigueur des normes et lois contraignantes dans votre domaine d’activité spécifique.
Au-delà de l’aspect optimisation, vous appuyer sur un tiers vous permet de réduire à néant le risque d’erreur : une garantie d’autant plus précieuse que votre domaine d’activité est sensible.
4. Réduisez vos coûts
3 modèles distincts pour la prise en charge de vos activités administratives :
- Distribuer les tâches à travers les différents départements de l’entreprise. Miser sur des collaborateurs déjà en poste permet de minimiser les coûts et les contraintes d’embauche. Mais comme vu précédemment, tout le temps consacré à ces tâches additionnelles risque de diminuer la performance des équipes – et les chiffres de l’entreprise peuvent s’en ressentir à la baisse.
- Embaucher de nouvelles ressources humaines. Un nouveau recrutement, en pratique, n’est pas plus économique que l’outsourcing. Les démarches préalables à l’embauche, tout autant que le temps de formation, sans compter le risque inéluctable de difficulté à recruter la bonne personne, s’avèrent moins profitables que la solution clé en main proposée par les prestataires externes.
- Externaliser les activités administratives. Si l’externalisation semble de prime abord représenter un coût, cette charge apparente se transforme rapidement en investissement rentable. Parce qu’elle permet de dégager du temps à haute valeur ajoutée pour le dirigeant et les collaborateurs, tout en faisant économiser sur des salaires supplémentaires.
5. Travaillez avec un partenaire de confiance !
« Le temps du cost-killer est révolu, place au Business-Partner ». Si diminuer les coûts demeure une priorité majeure pour l’entreprise – et le département achats est directement concerné – un autre enjeu émerge : établir avec les fournisseurs une relation de confiance, pour créer ensemble de la valeur dans le temps.
Le développement de l’entreprise est étroitement lié à son environnement de partenariats, elle vise aujourd’hui à bien s’entourer pour mieux avancer.
L’externalisation est une solution gagnante, à condition bien sûr d’identifier le partenaire de confiance.
En choisissant une entreprise active depuis plus de 20 ans dans le services aux entreprises Protexys Services servira de premier levier pour vous trouver la perle rare correspondant à la mission demandée , vous pouvez être assurés d’avoir sélectionné un partenaire de confiance, sur le long terme.
6. Combinez les solutions d’externalisation via un partenaire unique
En outre Protexys saura vous proposer des solutions d’optimisation personnalisées et des offres combinées de différents services externalisables ( accueil, réception, qualité de vie au travail, conciergerie, contrats de surveillance , de nettoyage, … correspondant à vos enjeux spécifiques.
Il est possible de retrouver une grande diversité d’offres d’achats de services externalisables et combinables au sein de la même structure ce qui vous assure un soutien par un partenaire multi services, expérimenté et qui assure votre soutien logistique et administratif.
7. Simplifiez-vous la vie et celles de vos collaborateurs en digitalisant les process de commande
Notre plateforme digitale QUALITY2LIFE vous fera entrer dans le monde de l’externalisation digitale de vos activités ( demande de devis, commande de services, livraison de services sur le lieu de travail ou à domicile pour vos collaborateurs)
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