5 étapes clés pour savoir comment une PME doit externaliser ses fonctions support, ses tâches administratives ou son back office

Pour les petites et moyennes entreprises (PME), l’externalisation du back office peut offrir de nombreux avantages, notamment en termes de réduction des coûts, de gain de temps et d’accès à des compétences spécialisées.

Cependant, réussir cette transition nécessite une planification minutieuse et une compréhension claire des processus impliqués.

Dans cet article, nous allons explorer les étapes essentielles pour vous permettre de déléguer vos tâches non stratégiques en toute confiance.

1. Comprendre les besoins de votre entreprise

Identifier les tâches à externaliser

Avant d’externaliser vos fonctions supports auprès d’un office manager à distance, il est crucial de bien identifier les besoins spécifiques de votre organisation.

Cela implique de faire une liste des tâches qui pourraient être externalisées, comme le support administratif, la gestion des factures et pré-comptabilité, la gestion des ressources humaines, le traitement de certaines données, le support commercial, le service client, etc.

Cela vous permettra d’avoir un point de départ clair et exhaustif pour préciser le profil d’assistant à distance dont vous pourriez avoir besoin.

Définir les tâches à externaliser

Tout ce qui peut être externalisé ne doit pas nécessairement l’être !

Il est important d’évaluer le degré de criticité stratégique des tâches, qui en a actuellement la charge, et quel est le volume horaire actuellement consacré à ces tâches.

Posez-vous des questions telles que : cette tâche est-elle stratégique ?

Peut-elle être déléguée sans perte de qualité ?

Est-ce que l’externalisation de cette tâche permettra de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée ?

Chez Protexys Services, nous prenons le temps d’aider nos clients à identifier, en amont de toute collaboration, leurs besoins réels.

Cela passe par un mini audit gratuit et quelques conseils pour les aider à dégager une vision claire des tâches administratives à déléguer en priorité.

2. Choisir le bon prestataire

Aspects techniques et offres

La sélection du prestataire de services est évidemment une étape cruciale dans le processus d’externalisation.

Obtenez des propositions de plusieurs prestataires et comparez leurs offres en termes de services, de coûts et de conditions contractuelles.

Aspects humains et relationnels

Lorsque vous décidez d’externaliser certaines de vos tâches administratives, votre prestataire doit être un véritable partenaire.

Il est essentiel de mettre dans la balance la qualité relationnelle et les valeurs qui animent votre interlocuteur.

Pensez à lui demander ce qui le différencie de ses concurrents, car c’est cette qualité dans les relations interpersonnelles qui fera le succès de votre collaboration avec votre ou vos futurs assistants opérationnels à distance.

Chez Protexys Services, nous cultivons une double singularité : proposer des assistants à distance ainsi que des office managers externalisés en Belgique ou offshore, et une intention et des valeurs humanistes assumées, qui colorent nos relations avec nos clients.

3. Définir les outils, objectifs et KPI (indicateurs de performance)

Outils et processus de travail

Pour garantir une collaboration fructueuse, il est essentiel de définir clairement et dès le départ les outils et les processus de travail.

Définissez précisément les outils que vous souhaitez voir utilisés et les processus à appliquer afin que la prestation de votre assistant administratif freelance puisse se fondre harmonieusement avec vos habitudes de travail.

Objectifs et indicateurs de mesure (KPI)

Définissez des objectifs spécifiques et mesurables pour les tâches externalisées et établissez des KPI pour mesurer la performance de la prestation et l’atteinte de ces objectifs par votre assistant virtuel.

4. Investir sur l’onboarding

Formation initiale

Aussi expérimentées soient elles, les secrétaires administratives à distance à qui vous allez confier vos tâches non stratégiques devront nécessairement recevoir une formation de votre part.

Fournissez la documentation nécessaire, mais idéalement, effectuez un véritable transfert de connaissances spécifiques à votre organisation : processus, outils, habitudes de travail, valeurs et culture d’entreprise.

Transmission progressive

Élaborez un plan de transition détaillé, incluant un calendrier, des étapes clés et des responsabilités claires.

Un onboarding sérieux ne se fait pas en quelques jours, qu’il s’agisse d’un collaborateur interne ou d’un assistant externalisé.

Parce que nous avons conscience que cette phase est à la fois cruciale et chronophage pour nos clients, nos process de mise en place de nos prestations de délégation de tâches administratives incluent un véritable suivi car nous tenons à ce que cette phase d’onboarding soit un investissement commun et partagé.

5. Suivre, évaluer et ajuster la prestation

Feedbacks réguliers

Pour que l’externalisation de vos fonctions support soit une réussite, envisagez-la comme un marathon et non un sprint.

Planifiez des réunions régulières pour discuter des résultats, des progrès, des problèmes éventuels et des ajustements nécessaires.

Réévaluation des KPI

Suivre les KPI définis en début de collaboration est une bonne chose, savoir les réajuster en fonction de l’évolution de vos enjeux et/ou de la prestation est encore mieux !

Optimisation continue

Cherchez constamment des moyens d’optimiser les processus externalisés pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la qualité de la prestation.

Chez Protexys Services, nos office managers externalisés sont recrutés sur l’envie de cheminer, de progresser et de se remettre en question.

Conclusion

L’externalisation du back office peut offrir de nombreux avantages pour les PME, notamment en termes de réduction des coûts, d’accès à des compétences spécialisées et de gain de temps.

Cependant, pour réussir cette transition, il est crucial de bien comprendre les besoins de votre organisation, de choisir le prestataire idoine, de définir des attentes claires, d’assurer une transition en douceur, de maintenir une communication constante, de suivre et d’évaluer la performance, et enfin d’apporter des ajustements et des optimisations en cours de route.

En suivant ces étapes, votre PME pourra tirer pleinement parti des avantages de l’externalisation du back office.

A noter que la capacité de votre prestataire à mettre ces étapes clés en musique de manière proactive sera un bon indicateur de son sérieux et une garantie d’une collaboration fructueuse !

Vous voulez en savoir plus sur nos solutions d’assistants à distance et/ou bénéficier d’un diagnostic gratuit ?

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